Creatief vergaderen in tijden van CORONA: wat met uw jaarlijkse algemene vergadering?

We passen ons vandaag de dag allemaal aan aan de nieuwe realiteit waarin we leven en werken. Thuis werken is daar een voorbeeld van. Doch overleg met medewerkers,  besprekingen met klanten, etc. zijn geen overbodige luxe, maar eerder een noodzakelijk gegeven. Dit geldt tevens voor de jaarlijkse algemene vergaderingen van aandeelhouders. Vandaag zoeken we dan ook creatieve manieren om deze vergaderingen, rekening houdende met alle geldende CORONA-maatregelen, te laten plaatsvinden.

Situatie. Thuiswerken of werken met inachtneming van de regels van ‘social distancing’ is vandaag de standaard geworden. Jammer genoeg ziet het er niet naar uit dat dit snel zal omschakelen. Toch kan het zijn dat dit voor problemen zorgt binnen uw organisatie, denk maar aan klanten die afhaken aangezien ze u niet real time kunnen contacteren, medewerkers die niet met elkaar kunnen vergaderen waardoor ze vastzitten met bepaalde taken, etc. Gelukkig leven we vandaag in een hoog technologische maatschappij en kunnen we op een creatieve manier proberen vergaderen.

Quid algemene vergaderingen. Het voorjaar is een periode waarin veel ondernemingen moeten overgaan tot het goedkeuren van de jaarrekening, wat uiteraard een algemene vergadering veronderstelt. Een veelgestelde vraag is of deze algemene vergadering nog kan doorgaan.

Uitstel. In 1^ste instantie kan ervoor geopteerd worden om de algemene vergadering uit te stellen. Echter,  normaliter dient de algemene vergadering verplicht plaats te vinden op de statutair bepaalde datum en uiterlijk binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar. Echter, minister van justitie Koen Geens heeft eind maart 2020 in allerijl een regeling uitgewerkt waardoor ondernemingen hun algemene vergadering met 10 weken[1] kunnen uitstellen, dit naar aanleiding van de CORONA-situatie

Geen uitstel. De 2^de optie is om de algemene vergadering op de initiële datum te laten doorgaan op elektrische of schriftelijke wijze. Vergaderen met volmacht is uiteraard ook nog steeds mogelijk.

Schriftelijk. Een besluitvorming kan schriftelijk gebeuren, waarbij dus de beslissingen worden opgeschreven en worden ondertekend indien volgende voorwaarden worden vervuld:

• alle aandeelhouders moeten eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen;
• alle besluiten behoren tot de bevoegdheid van de gewone algemene vergadering ( dus niet: buitengewone algemene vergadering die dus voor notaris dienen plaats te vinden)

Het is dus niet nodig dat is opgenomen is in uw statuten.

Elektronisch. Daarnaast is het ook mogelijk om elektronisch deel te nemen aan de algemene vergadering. Dit is echter enkel van toepassing indien de statuten dit uitdrukkelijk voorzien.

Verschillende platformen. Vandaag bestaan er wereldwijd verschillende platformen die het mogelijk maken om vergaderingen op afstand te organiseren. Denk hierbij aan Skype, Messenger, Facetime, etc. Echter, deze platformen zijn niet ontwikkeld voor commerciële doeleinden, waardoor vergadering tussen meerdere personen vaak niet mogelijk zijn. Er zijn tal van andere platformen die wel gericht zijn op professioneel gebruik en die zelfs in bepaalde mate gratis kunnen gebruikt worden.

Quid privacy? Dergelijke platformen zijn de afgelopen periode zowel positief als negatief in het nieuws verschenen. Het gebruiksgemak van deze tools is groot. Echter vertoont het privacybeleid van sommige platformen grote gaten, gezien wachtwoorden niet veilig zijn, gebruikers elkaars gegevens kunnen zien, etc. Hierdoor verliezen ze hun voordelen en hun functionaliteiten, waardoor het beter is om toch te opteren voor andere communicatiekanalen.

Tip! Alvorens dus te opteren voor bepaald platform raden we aan het platform eens op het internet door te lichten.

Meer info. REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen omtrent creatief vergaderen en het uitstellen of organiseren van de jaarlijkse algemene vergadering. Contacteer ons gerust telefonisch via het nummer +32 9 223 31 54 of via mail op het e-mailadres studiedienst@refibo.be.

[1]     De uitstelperiode van 10 weken is te rekenen vanaf de uiterste datum van de algemene vergadering, wat in veel gevallen 30 juni 2020 (datum afsluiten boekjaar 31/12/2019) is. Dus uiterlijk tot en met 09/09/2020