Het is eindelijk zover. Uw favoriete smartphone, PC of design stoel is beschikbaar. Vliegensvlug aankopen en inbrengen in uw onderneming dan maar! Is dit echter zo? Is de aankoopprijs wel in één keer fiscaal aftrekbaar of dient het bedrag in diverse stadia te worden afgeschreven? Geldt eenzelfde regeling op vlak van de btw of dient er een onderscheid te worden gemaakt?

Fiscaal. Indien uw onderneming bedrijfsmiddelen zoals klein materiaal, klein gereedschap of kantoormateriaal aankoopt, moet er een onderscheid gemaakt worden tussen kosten en investeringen.

Wanneer een vennootschap op een duurzame wijze gebruik maakt van haar middelen, is er op fiscaal vlak sprake van een “investering”. Investeringen dienen verspreid over de verwachte economische levensduur via afschrijvingen in kosten te worden opgenomen. Ze mogen niet voor het volledige bedrag in één keer in kosten worden geboekt.

Afschrijvingsexcedent. U kan uw aankoop beschouwen als een kost dewelke hierdoor in één keer in kosten mag worden opgenomen. Echter kan de fiscus uw aankoop als een investering beschouwen. Het verschil tussen de aankoopprijs en het bedrag van de noodzakelijke afschrijving wordt belast als een “afschrijvingsexcedent”.

Voorbeeld. U koopt een smartphone voor € 600 en u heeft deze onmiddellijk in de kosten geboekt. Echter, volgens de fiscus is de smartphone een investering die u moet afschrijven over een periode van drie jaar. Bijgevolg zal u worden belast op een afschrijvingsexcedent van € 400 (= € 600 – € 200) in het eerste jaar. De 2 opeenvolgende jaren kan dit dan gecompenseerd worden.

Btw. Klein materiaal, klein gereedschap en kantoorbehoeften worden op het vlak van de btw pas als bedrijfsmiddel aanzien vanaf een eenheidsprijs (exclusief btw) van € 1 000 of meer.

Let op! (Herbruikbare) verpakkingsmiddelen (flessen, zakken, tonnen, etc.) worden nooit beschouwd als bedrijfsmiddelen.

Voorbeeld. Uw vennootschap koopt het volgende kantoormateriaal aan:

• 1 smartphone van € 750;
• 4 tablets van € 500;
• 1 printer van € 1200.

U beslist dat het materiaal voor een periode van vijf jaar in uw onderneming van dienst kan zijn.

Op fiscaal gebied klasseert u het materiaal als een investering en schrijft u het bijgevolg af over vijf jaar.

Ondanks dat het materiaal op fiscaal gebied als een investering wordt beschouwd, is enkel de printer (aankoopprijs ≥ € 1 000) een “bedrijfsmiddel” op het vlak van de btw.

Gevolgen. Het onderscheid op het vlak van de btw is van belang voor:

• de btw-aangifte;
• de tabel voor bedrijfsmiddelen;
• de herziening van de btw.

Vooreerst worden “bedrijfsmiddelen” opgenomen in rooster 83 van de btw-aangifte. Het materiaal dat niet wordt aanzien als een “bedrijfsmiddel” moet worden opgenomen in rooster 81 of 82 van de btw-aangifte.

De materialen die worden geklasseerd als “bedrijfsmiddel” dienen bovendien vermeld te worden in de tabel van de bedrijfsmiddelen. De tabel heeft als doel de aftrek van de btw en de (eventuele) herzieningen op de bedrijfsmiddelen te kunnen controleren.

Herziening van bedrijfsmiddelen. Een 5-jarige herziening van een bedrijfsmiddel (of 15-jarige herziening in geval van onroerende bedrijfsmiddelen) is nodig indien u het materiaal niet meer gebruikt binnen uw onderneming, een vrijgestelde activiteit gaat uitoefenen of stopt met uw beroepsactiviteit. U heeft met andere woorden geen recht meer op aftrek. Bijgevolg heeft u initieel (bij aankoop) te veel btw afgetrokken. Deze aftrek moet worden herzien. Omgekeerd kan het ook dat u vroeger geen activiteit uitoefende dat u recht op aftrek verschafte, maar nu wel.

Conclusie. Kantoormateriaal zoals bijvoorbeeld smartphones, PC’s of meubels kunnen verschillend gedefinieerd worden op fiscaal vlak alsook op het vlak van de btw. Indien het materiaal fiscaal wordt aanzien als een bedrijfsmiddel betekent dit niet dat het ook automatisch wordt aanzien als een bedrijfsmiddel op vlak van de btw.