De bedragen die een terugbetaling uitmaken van kosten die ten laste van de werkgever vallen, zijn uitgesloten uit het loonbegrip en vallen bijgevolg buiten het toepassingsgebied van de sociale zekerheidsbijdragen. Hierbij dient de werkgever in geval van betwisting de juistheid van de kostenraming aan te tonen aan de hand van bewijsstukken. De RSZ voegt daar nog aan toe dat de kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn forfaitair geraamd kunnen worden, indien het gehanteerde forfait verantwoord kan worden.

De RSZ voegt een tabel toe met een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt. Deze tabel bevat eveneens de bedragen en de voorwaarden voor de toepassing van deze forfaits. Aangezien het moet gaan om werkelijk gemaakte kosten, moet de werkgever zijn systeem van kostenvergoeding kunnen motiveren en moet het om een werknemer gaan voor wie de beoogde kost plausibel is in het kader van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De tabel geeft maximumbedragen aan. Wanneer de werkgever een hogere vergoeding wil toekennen, dan moet hij voor de betrokken kostenpost de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van deze post. Er dient immers een keuze gemaakt te worden tussen het systeem van de forfaitaire kostenvergoedingen en het systeem van de reële kosten. Deze systemen mogen niet gecombineerd worden. In geen geval kunnen de kosten dubbel terugbetaald worden.

De tabel bevat de volgende kosten: auto- en fietsvergoedingen, baankosten, verblijfskosten, bureaukosten, arbeidsgereedschap, werkkledij en kosten verbonden aan de auto. Voor de voorwaarden en bedragen van deze kosten raadpleegt u best de tabel, via Volledige tabel.

Tenslotte dient nog vermeld te worden dat fiscale akkoorden over kosten eigen aan de werknemer enkel gelden ten aanzien van de fiscus. De RSZ staat hier volledig los van en houdt met deze akkoorden dan ook geen rekening.

Bron: Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), Instructies voor de werkgevers 2013/01, www.socialsecurity.be