Het elektronisch effectenregister werd begin dit jaar gelanceerd. Dit register brengt een daling van de administratieve last met zich mee, maar heeft daarnaast nog tal van andere voordelen.

Wat is het? Het elektronische effectenregister (ook wel ‘eStox’ genoemd) werd ontwikkeld door het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB) en de Federatie van het Notariaat (Fednot). Hierin worden allerlei gegevens over de aandeelhouders bijgehouden, zoals hun voornaam, naam, adres, telefoonnummer, welke effecten ze bezitten en hoeveel, wanneer die verkregen zijn etc.

In eerste instantie zullen de accountants en notarissen instaan voor een correcte registratie van de gegevens. In een latere fase zal ook de raad van bestuur de gegevens kunnen invullen. Echter hierbij zal wel kunnen worden meegedeeld of deze gegevens ook door een notaris of accountant zijn geverifieerd.

Voordelen. Het elektronische effectenregister kent tal van voordelen.

• Het kan niet verloren gaan of gestolen worden. Dit in tegenstelling tot een papieren versie.
• Het is minder vatbaar voor manipulatie aangezien het in eerste instantie de accountants en notarissen zijn die in staan voor de registratie van correcte gegevens in het register.
  
• Alle informatie over de aandeelhouders en de effecten is makkelijk beschikbaar.

Dit is vooral handig wanneer er een algemene of bijzondere vergadering georganiseerd dient te worden. Het register geeft namelijk het weer hoeveel aandelen en/of stemrechten de aandeelhouders hebben en vermeldt tot welke categorie de aandelen behoren.

Het nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voorziet in een flexibilisering van de uitgifte van aandelen,[1] waardoor dit register mogelijks een complex gegeven wordt. Het register geeft evenwel een eenvoudig en duidelijk overzicht van de situatie.

Het register dient wel steeds goed te worden bijgehouden om te vermijden dat het achterhaald is.

• Het register kan, wanneer de onderneming dit wenst, gemakkelijk gedeeld worden met stakeholders, zoals banken, de overheid, investeerders, etc. Dit komt de informatiedoorstroming ten goede.
• De onderneming zal op termijn toegang krijgen tot alle notariële akten die de notaris over de onderneming bijhoudt. Denk hierbij aan de oprichtingsakten, akten inzake statutenwijzigingen, etc.

UBO-register. Het elektronisch effectenregister kan aan het UBO-register worden gekoppeld.[2] Bij wijzigingen aan de aandeelhoudersverhouding, kan er voor geopteerd worden om de informatie automatisch door te sturen naar de FOD Financiën. Wanneer er dan een wijziging in de controle gebeurt, is dit weer iets minder waar de bestuurder zich druk dient in te maken. Evenmin dient er gevreesd te worden dat de fiscus hierdoor toegang krijgt tot het register, want dat is niet het geval.

De ontwikkeling van dit register is dan ook een goede zaak voor de ondernemer.

Meer info. Refibo bvba helpt u graag bij vragen omtrent het elektronisch ledenregister.   

U kan ons steeds contacteren op het nummer +32 (0) 9 223 31 54 of het volgend mailadres: studiedienst@refibo.be.

[1] Het WVV laat namelijk toe dat er binnen bepaalde types vennootschappen verschillende types aandelen worden uitgegeven, met name aandelen met stemrecht, aandelen zonder stemrecht en aandelen met meervoudig stemrecht.

[2]Meer informatie over het UBO-register vindt u in de nieuwsbrief van maart 2019