Waar u bij facturen vroeger spontaan dacht aan stapels papier, is vandaag de dag niets minder waar. De factuur wordt steeds meer digitaal opgemaakt, verstuurd, ontvangen en bewaard. Zijn dezelfde regels van kracht voor zowel de digitale als de papieren factuur? Hoe moet u een digitale factuur bewaren?

Algemeen. Steeds meer ondernemingen verkiezen de elektronische factuur boven de papieren versie. Sinds 1 januari 2013 zijn papieren en elektronische facturen wettelijk gelijkgesteld. Dit wil zeggen dat facturen zowel op papier als via elektronische weg kunnen worden verstuurd, ontvangen en bewaard. Dit principe vindt haar oorsprong in de Europese Richtlijn [1] die de factureringsregels bepaald. Vervolgens is deze regel in de Belgische regelgeving geïntegreerd.

Bewaringsplicht (e-)facturen. Elke belastingplichtige is gehouden de kopieën te bewaren van de facturen die hij zelf uitreikt. Bovendien moet iedereen de facturen bijhouden die hij/zij ontvangt van andere leveranciers.

Andere stukken. Naast de facturen moeten ook de boeken en de andere stukken waarvan het btw-wetboek het houden, het opstellen of het uitreiken voorschrijft, worden bijgehouden.

Voorbeelden. 

• aan- en verkoopdagboeken;
• registers;
• handelsboeken;
• boekingsstukken;
• contracten;
• bestelbonnen;
• verzendbonnen;
• rekeninguittreksels;
• etc.

Plaats van bewaring. Elke belastingplichtige kiest zelf waar hij zijn documenten mag bijhouden. De enige voorwaarde is dat de documenten onmiddellijk aan de Administratie kunnen worden afgegeven ter inzage. Indien u als Belgische belastingplichtige uw facturen nog niet virtueel bijhoudt, mogen uw facturen enkel op Belgisch grondgebied worden opgeborgen. Indien u uw facturen elektronisch bewaart, is deze plaatsbepalingsregel logischerwijze niet van toepassing.

Wijze van bewaring. U mag kiezen of u uw facturen elektronisch of op papier bewaard. In beide gevallen is het van belang dat u te allen tijde vermijdt dat er achteraf een manipulatie kan worden uitgevoerd [2]. Dit wil zeggen dat de vorm of het formaat van de originele factuur gewijzigd mag worden als de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur gewaarborgd blijft.

De “authenticiteit van de herkomst” staat voor het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur. De leverancier/dienstverlener moet met andere woorden kunnen aantonen dat hij aan de oorsprong ligt van de factuur.

Ten tweede is het zo dat de integriteit van de inhoud van de factuur bewaard is als er geen wijzigingen zijn ondergaan. De factuur moet duidelijk leesbaar zijn, op papier of virtueel. De factuur mag dus niet voor interpretatie vatbaar zijn. De software voor elektronische facturatie voorziet veelal in de mogelijkheid om de factuur om te vormen naar pdf-formaat zodat klanten en controlediensten de facturen gemakkelijk kunnen lezen.

Bedrijfscontrole. Elke belastingplichtige kiest zelf hoe hij/zij de bovenvermelde voorwaarden van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid invult. Een “bedrijfscontrole” dat een band tussen de factuur en de levering van een goed of een dienst bewijst, kan dienen als een betrouwbare methode. Een leverancier kan bijvoorbeeld haar  factuur vergelijken met de bestelbon, de vervoersdocumenten en de ontvangst van de betaling. Omgekeerd kan de afnemer de factuur naast de goedgekeurde kooporder, de leveringsnota, het betalingsbewijs, etc. leggen.

Bewaringstermijn. Zowel de elektronische facturen, de papieren facturen als de andere stukken dienen bewaard te worden voor een termijn van zeven jaar. De termijn start op één januari van het jaar volgend op de datum van de uitreiking.

Op dit principe geldt één uitzondering voor de aan- en verkoopdagboeken. De termijn van zeven jaar start namelijk op één januari van het jaar volgend op hun sluiting.

Bronnen:
[1] Richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13 juli 2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft.
[2] Het is in dit kader verboden digitaal ontvangen documenten af te printen en daarna de afgeprinte versie opnieuw te scannen en deze te bewaren. Het is het digitaal ontvangen document dat dient te worden bewaard.