Kosten eigen aan de werkgever zijn uitgaven die normaal ten uwe laste zijn maar door uw werknemer om een bepaalde reden zijn voorgeschoten en die door u worden terugbetaald. Zo kan u uw werknemer vergoeden voor de bureaukosten van het thuiswerk, die vervolgens voor u een aftrekbare beroepskost is. U dient echter in het oog te houden dat u voldoende bewijs levert van de juistheid van de kostenraming, dit om sancties te vermijden.

Kosten eigen aan de werkgever. Kosten die ten uwe laste vallen, zijnde kosten die veroorzaakt worden door de uitoefening van de arbeidsovereenkomst, worden terugbetaald aan uw werknemer. De terugbetaling kan gebeuren op basis van werkelijke gemaakte kosten of op forfaitaire basis. Deze vergoeding vormt voor uw werknemer geen belastbaar inkomen en bovendien dienen er geen sociale zekerheidsbijdragen betaald te worden op deze vergoedingen. Voor u als werkgever vormt deze terugbetaling een aftrekbare beroepskost. Het is ook aan u om de juistheid van de kostenraming aan te tonen aan de hand van bewijsstukken.

Sociale zekerheid. De RSZ aanvaardt hierbij dat bepaalde moeilijk bewijsbare kosten forfaitair geraamd worden maar u dient hierbij wel het gehanteerde forfait te verantwoorden. De RSZ heeft een tabel gepubliceerd met aanvaarde bedragen van forfaitaire kostenvergoedingen en voorwaarden waaronder deze kostenvergoedingen mogen worden gebruikt. De bedragen in deze tabel zijn maximumbedragen. Indien de kosten die uw werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, kan u steeds beslissen om de werkelijke kosten te bewijzen. Omdat u niet de systemen van reële kosten en forfaitaire bedragen samen mag gebruiken, dient u dan de werkelijke kosten te bewijzen voor het geheel van de betrokken kostenpost.

Terugbetaling bureaukosten. Het is mogelijk dat een aantal van uw werknemers hun werkzaamheid thuis uitoefenen. Uw werknemer zal hierdoor thuis o.a. elektriciteit en verwarming verbruiken en een bureau dienen in te richten. Ter dekking van deze kosten kan u een door de RSZ aanvaard bedrag van €117,27 per maand terugbetalen. Uiteraard zijn er een aantal voorwaarden verbonden aan het forfait. Dit mag uitsluitend worden toegekend aan de werknemers die op een regelmatige basis thuis een gedeelte van hun arbeidstijd presteren en hiervoor een ruimte in hun woning inrichten. Indien uw werknemer bij u een werkplaats ter beschikking heeft, kan u het forfait toch toekennen indien duidelijk blijkt uit de functieomschrijving van de werknemer dat hij een gedeelte van zijn werk op regelmatige basis thuis uitoefent. Voor de huisarbeiders en telewerkers aanvaardt de sociale zekerheid dat 10% van het brutoloon een vrijgestelde vergoeding is. De 10% mag echter slechts berekend worden op het brutoloon dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties.

Let op! De aanvaardbare forfaits bepaald door de sociale zekerheid komen niet steeds overeen met de fiscaal aanvaarde forfaits. Strikt genomen zal de fiscus niet kijken naar de aanvaardbare forfaits van de RSZ maar u kan ze wel steeds als richtlijn gebruiken.

Pas op voor sancties. Belangrijk is dat de vergoedingen vermeld worden op de individuele loonfiches van uw werknemer. Als u dit niet doet kan uw vennootschap een aanslag geheime commissielonen van 309% riskeren. Aangezien u de bewijslast draagt van de juistheid van de kostenramingen dient u ook hieraan aandacht te besteden. De administratie kan steeds trachten aan te tonen dat u niet voldoende bewijs hebt geleverd. Dit kan betekenen dat deze kost voor u verworpen wordt en dat de vergoeding beschouwd wordt als een verdoken bezoldiging.

Bronnen:

Alternatieve verloning en beloning, Stefan Ruysschaert, Wim Van Kerchove (Boek)
Welke forfaitaire vergoedingen zijn voor RSZ aanvaardbaar, Fiscoloog editie 1219
Administratieve instructies RSZ – 2014/01, Terugbetaling van kosten