Als ondernemer kent u wellicht de jaarlijkse klantenlisting. Echter zijn de regels recent versoepeld voor de kleine ondernemingen. Welke regels zijn van kracht? Ontdek of u vanaf komende 31 maart van een vrijstelling kunt genieten.

Definitie. De jaarlijkse klantenlisting is een verplicht op te maken lijst van uw klanten aan wie uw onderneming goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt tijdens het voorafgaande kalenderjaar [1].

Jaarlijkse klantenlisting: afnemers.

De op te nemen klanten zijn:

• alle afnemers-belastingplichtigen aan wie goederen geleverd of diensten verstrekt werden;
• alle afnemers die onderworpen zijn aan een bijzondere btw-regeling (forfaitaire regeling, landbouwregeling, regeling kleine ondernemingen).

De klanten die daarentegen niet moeten opgenomen worden, zijn:

• afnemers-belastingplichtigen aan wie in de loop van het voorafgaande jaar voor niet meer dan € 250 (exclusief btw) aan goederen werd geleverd of aan diensten werd verstrekt;
• afnemers-belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten waarvoor ze geen recht op aftrek genieten [2];
• de niet-belastingplichtige rechtspersonen [3].

Jaarlijkse klantenlisting: gegevens. In de listing dient per afnemer van uw onderneming het btw-nummer, de totale omzet (excl. btw) en het btw-bedrag (indien in rekening gebracht) opgenomen te worden.

Door wie? De btw-belastingplichtigen die een btw-nummer hebben, moeten elk jaar een lijst indienen.

Uitzondering. Als uitzondering op deze regel geldt dat u geen klantenlisting moet indienen als u enkel handelingen verricht die vrijgesteld zijn van btw en dus geen recht op aftrek genereren. Een arts, een tandarts, een vroedvrouw of een onderneming die onroerende goederen verhuurt, moeten bijvoorbeeld geen klantenlisting indienen.

Let op! Als u gemengd of gedeeltelijk belastingplichtig bent, moet u uiteraard wel een klantenlisting indienen voor de niet-vrijgestelde activiteiten.

Recente versoepeling. Een bijkomende uitzondering is in het leven geroepen voor kleine ondernemingen die de vrijstellingsregeling genieten. Vanaf 1 juli 2016 is het niet langer vereist dat een jaarlijkse lijst van belastingplichtige afnemers wordt ingediend wanneer cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• de onderneming valt onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen;
• de klantenlisting is nihil. Bijgevolg hebben de klanten geen Belgisch btw-nummer of de jaarlijkse omzet per klant (met een Belgisch btw-nummer) is maximum € 250.

De nieuwe regeling is van toepassing vanaf de klantenlistings voor 2016. Merk hierbij op dat deze regel enkel geldt indien u uw activiteit de eerste zes maanden van 2016 niet heeft stopgezet.

Deadline. De klantenlisting dient elk jaar ingediend te worden voor 31 maart. Indien u echter uw hoedanigheid van btw-belastingplichtige verliest of u verricht uitsluitend nog handelingen waarop geen recht op aftrek geldt, dan moet u de listing binnen de drie maanden na de daaropvolgende dag indienen.

Sancties. De listing is nuttig om controle te kunnen uitoefenen. Alle regels hieromtrent moeten bijgevolg nauwlettend worden opgevolgd. Een onvolledige, niet of niet tijdig ingediende listing wordt dan ook bestraft met een boete van € 25 tot € 3 000 per overtreding [4].

Bronnen:
[1] Art. 1 BTW KB nr. 23 van 29 december 1992 tot regeling van de toepassingsmodaliteiten van artikel 53 quinquies van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde.
[2] Art. 44 Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde van 3 juli 1969.
[3] Art. 6 W.Btw.
[4] Bijlage, Afdeling 1, IV, 1, A BTW KB nr. 44 van 9 juli 2012 tot vaststelling van het bedrag van de niet-proportionele fiscale geldboeten op het stuk van de belasting over de toegevoegde waarde.