Kerkstraat 106 9050 Gentbrugge
info@refibo.be
+32 9 223 31 54
ma-vr: 9:00-13:00, 13:30-17:00
Contacteer ons

Office coördinator

Office coördinator bij Refibo

Helemaal thuis in digitale accountancy en goesting om je organisatie skills boven te halen? Word je helemaal warm van een gestructureerde planning waarbij iedere collega zijn taak en verantwoordelijkheid heeft en waarbij jij de coördinatie hiervan op jou neemt?

Welkom bij Refibo, een accountantskantoor met een warm en familiaal karakter, gevestigd in Gent. We richten ons volledig op een proactieve dienstverlening afgestemd op de noden van onze cliënten. Een top team met een passie voor technologie streeft bij deze dienstverlening steeds kwaliteit na.

Wij zijn momenteel op zoek naar een office coördinator om onze werking te ondersteunen. We zouden het fijn vinden op jouw skills te kunnen rekenen.

Welke uitdagingen staan jou te wachten?

  • Je volgt de dossiers van onze cliënten op: je weet wat waar al gedaan is of nog moet gebeuren, kent de deadlines en stuurt bij waar nodig. Je behoudt het overzicht gemakkelijk via onze kantoorbeheersoftware.
  • Je plant taken van collega’s in met behulp van Admin-IS. Hierbij houd je rekening met de planning, takenpakketten en kennis/competentie van elke collega enerzijds en met de vragen en deadlines voor cliënten anderzijds.
  • Je staat cliënten telefonisch en per mail te woord. Je bent het eerste aanspreekpunt. Bij inhoudelijke vragen verwijs je de cliënt door naar de desbetreffende contactpersoon.
  • Je coördineert de inhoudelijke mailcommunicatie. Bij het behandelen van de inkomende vragen van cliënten, neem je dit op in het kantoorbeheersysteem, wijs je het toe aan de collega/ team met de desbetreffende kennis en voorzie je in zijn/haar planning de nodige tijd hiervoor.
  • Je kijkt de prestaties van de collega’s na en toetst af met de planning. Je houdt deadlines nauw in het oog.
  • Je stuurt collega’s bij in hun planning. Je voert dit op een vastberaden manier uit, maar met gevoel voor humor en een gezonde dosis empathie.
  • Je bereidt de vergaderingen met cliënten praktisch voor. Je zorgt ervoor dat de nodige partijen uitgenodigd zijn, dat de zaal gereserveerd is en dat de te bespreken punten tijdig zijn voorbereid door de betrokken collega’s.
  • Je maakt nieuwe cliënten aan in ons kantoorbeheersysteem.
  • Je codeert documenten, klasseert, archiveert. Je waakt over orde en netheid.
  • Je bereidt vragen omtrent facturatie en uitgevoerde prestaties schriftelijk voor.
  • Je werkt als belangrijke rechterhand nauw samen met de bestuurder.
  • Je brengt onze interne flows in kaart en stelt optimalisaties voor.
  • Op termijn rol je nieuwe tools voor de opvolging van de taken en situatieoverzichten uit en werk je deze bij.
  • Je volgt sociale documenten administratief op, bijvoorbeeld ziektebriefjes en verlofaanvragen.
  • Je staat de personeelsverantwoordelijke bij in het onboarden van nieuwe collega’s.

Wat wij jou bieden

Contract

deeltijds – voltijds

Locatie

Gentbrugge

Studies

bachelor – master

Ervaring

< 2 jaar ervaring

Nog vragen?

 

Contacteer Isabel Van den Dorpe

isabel.vandendorpe@refibo.be
+32 9 223 31 54
isabel-van-den-dorpe-3131a06b

 

 

Share

Profiel

  • Je houdt ervan om deel uit te maken van een gezellig team. We zijn ongeveer met 12, stuk voor stuk teamplayers, behulpzaam en betrokken met onze ondernemers. We kijken ernaar uit een toegewijde collega in ons team te mogen verwelkomen.
  • Je hebt een diploma behaald in office management met Banaba bedrijfsmanagement accountancy of je hebt een diploma in Bedrijfsmanagement Accountancy (met een Banaba in Office management). Ook een algemene bachelor met graduaat accounting administration kan in aanmerking komen.
  • Je bent een people person, steeds op zoek naar een verbindende communicatie en de gemeenschappelijke deler.
  • Je werkt in team en kan goed anderen motiveren.
  • Je hebt sterke communicatieve vaardigheden: je weet jouw boodschap beleefd maar correct over te brengen.
  • Je hebt uitstekende organisatorische en multitasking vaardigheden. Hiervoor doe je beroep op je analytisch inzicht.
  • Je bent mee met de laatste digitale trends, altijd up-to-date en je verdiept je graag in de nieuwste accountancytools.
  • Je hebt een grote mate van betrokkenheid, zowel naar je collega’s als naar cliënten toe.
  • Je plaatst een optimale dienstverlening voorop: sleutel hiervoor is je klantgerichtheid. Bij het plannen denk je ook verder dan vandaag en je anticipeert. Je kan de juiste taken prioriteren.
  • Je bent proactief en oplossingsgericht.
  • Je hebt een grondige kennis van het Officepakket. Ervaring met vastgoedbeheersoftware is een plus.
  • Je bent stressbestendig. Je zorgt ervoor dat collega’s hun deadlines halen.

Wat wij jou bieden

  • Je krijgt een vast contract van onbepaalde duur.
  • Je gaat voor een voltijdse of deeltijdse tewerkstelling (min 30 uren), afhankelijk van jouw noden en wensen.
  • Je hebt naast je recht op de wettelijke vakantiedagen ook nog eens 12 ADV dagen bij een fulltime tewerkstelling.
  • Je ontvangt een marktconforme bezoldiging met de nodige voordelen, zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en een dertiende maand.
  • Je wordt intern en extern opgeleid. We zetten in op competentieontwikkeling. Een personeels-en organisatieverantwoordelijke staat je bij. Je krijgt een opleidingsbudget.
  • Je zal hier intensief (digitale) kennis blijven opdoen, want wij zitten alvast op de digitale snelweg. We zijn graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en staan niet stil.
  • Je kan rekenen op een degelijke structuur en begeleiding.
  • Dagelijks samen lunchen, vers fruit, ijsjes en warme soepjes.
  • Je komt terecht in een familiebedrijf. Hier leggen we een sterke focus op lange termijn en plaatsen we een goede relatie met elkaar voorop. Je kan je verwachten aan duidelijke afspraken en een doordachte structuur.
Solliciteer hier voor de vacature

Hoe geraak je hier?

Het kantoor is gelegen in Gent (Gentbrugge) en dus heel vlot bereikbaar vanop de E17 met de as E40 en R4. Maar we zitten ook vlakbij de kleine ring van Gent. Er is eigen parkeergelegenheid, een overdekte fietsenstalling en we zijn bereikbaar met het openbaar vervoer.