Peppol verplicht vanaf 2026: is je onderneming er klaar voor?
- On 07/10/2025
Vanaf 1 januari 2026 stappen alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht over op e-invoicing via Peppol. Lever je goederen of diensten aan andere bedrijven? Dan moet je facturen verzenden én ontvangen via dit platform. De rest van Europa volgt snel, waardoor Peppol dé standaard wordt voor zakelijke facturatie in de hele EU. Is jouw onderneming al Peppol-proof? REFIBO helpt je om die overstap vlot en zorgeloos te maken.
Hoe werkt e-invoicing?
E-invoicing betekent dat facturen volledig digitaal circuleren. Gedaan met papierwerk of losse pdf’s die je manueel moet invoeren. Een e-factuur wordt in een vast formaat rechtstreeks doorgestuurd naar het facturatiesysteem van je klant. Dat gebeurt via het Peppol-netwerk: een veilige en uniforme manier om facturen uit te wisselen.
Het resultaat: minder fouten, snellere betalingen en lagere administratieve kosten.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden documenten uitwisselen. Oorspronkelijk ontwikkeld voor efficiëntere communicatie tussen overheden en bedrijven, is het vandaag wereldwijd dé standaard voor veilige, snelle en foutloze e-invoicing. Heel concreet: het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om je facturatieproces slimmer en efficiënter te maken.
Het systeem werkt via een Peppol Access Point, een soort digitale postbode die je e-facturen correct aflevert. Omdat iedereen binnen hetzelfde netwerk werkt, komen facturen automatisch terecht in het systeem van de ontvanger. Geen manueel werk meer, geen misverstanden, maar wel een vlottere administratie en snellere betalingen.
Peppol is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om je facturatieproces slimmer en efficiënter te maken.
Voor wie is de overstap verplicht?
De verplichting geldt voor alle btw-plichtigen, niet alleen grote bedrijven, maar ook zelfstandigen en kleine ondernemingen. Werk je vandaag nog met Word-facturen of Excel-sjablonen? Dan is het belangrijk om vóór de deadline over te stappen op een Peppol-oplossing.
Sterker nog: vanaf 2026 zijn facturen buiten Peppol niet meer geldig. Geen e-factuur betekent geen factuur, met alle gevolgen van dien: boetes, vertragingen en discussies met klanten omdat zij geen wettelijke factuur hebben ontvangen.
Waarom wordt e-invoicing verplicht?
De Belgische overheid wil, samen met Europa, drie dingen bereiken:
- btw-fraude bestrijden
- administratieve rompslomp verminderen
- bedrijven efficiënter (en dus digitaler) laten werken
Met e-invoicing wordt facturatie transparanter, veiliger en sneller. Voor jou betekent dit: minder gedoe, minder kosten en sneller geld op je rekening.
Geldt de verplichting ook voor facturen naar particulieren?
Neen. De Peppol-verplichting geldt enkel voor B2B-facturatie (tussen ondernemingen). Dat geldt zowel voor je uitgaande facturen als voor inkomende facturen van leveranciers, zoals elektriciteit of telecom. Is je leverancier btw-plichtig in België, dan moet ook hij e-invoicing gebruiken. Vanaf januari 2026 moet je dus klaarstaan om gestructureerde elektronische facturen via Peppol te ontvangen én te verwerken. Ook als je zelf maar weinig facturen verstuurt, moet je hierop voorbereid zijn.
Wat als je internationale klanten hebt?
Verstuur je facturen naar klanten buiten België? Dan hangt de verplichting af van de regelgeving in dat land. Vanaf 2030 wordt e-facturatie de standaard binnen de Europese Unie. Tot dan geldt de verplichting alleen voor Belgische btw-plichtige ondernemingen. Intussen kan je het systeem al vrijwillig gebruiken, zolang je klant ook aangesloten is. Zo werk je vandaag al op het niveau van morgen.
REFIBO helpt je vlot overstappen.
De overstap naar Peppol roept vaak vragen op: welke software gebruik ik, hoe registreer ik me, hoe pas ik mijn processen aan? Bij REFIBO nemen we die zorgen weg. Wij begeleiden je stap voor stap, zorgen ervoor dat je administratie volledig compliant is én maken de overgang zo eenvoudig mogelijk. Zo verlies jij geen tijd, vermijd je fouten en ben je verzekerd van een vlotte cashflow.
Zes tips om je business voor te bereiden op e-invoicing
De overstap naar verplichte e-invoicing via Peppol vraagt een doordachte aanpak. Gelukkig hoeft de overstap niet ingewikkeld te zijn. Hieronder alvast zes praktische tips.
- Check je software
Niet elk facturatiepakket ondersteunt Peppol. Controleer of je huidige tool Peppol-ready is. Zo niet? Stap tijdig over naar een oplossing die volledig in lijn ligt met de nieuwe wetgeving. Op de website van e-factuur Belgium vind je de officiële lijst van goedgekeurde Peppol-oplossingen.
- Kies de juiste oplossing
Ga voor software die Peppol-compatibel is én vlot integreert met je bestaande administratie. Gebruiksgemak, foutdetectie en automatische verwerking zijn cruciaal. REFIBO kan je helpen bij het selecteren van de beste optie.
- Leer het systeem kennen
E-invoicing brengt nieuwe werkwijzen met zich mee. Zorg ervoor dat jij en je medewerkers begrijpen hoe het systeem werkt en welke stappen nodig zijn om compliant te blijven.
- Test op tijd
Begin vóór 1 januari 2026 met het opstellen van conceptfacturen. Zo wen je aan de nieuwe manier van werken en voorkom je fouten zodra het écht verplicht wordt.
- Informeer klanten en leveranciers
E-invoicing werkt pas goed als alle schakels meedoen. Breng je klanten en leveranciers tijdig op de hoogte en communiceer duidelijk over de overstap naar Peppol.
- Stel een actieplan op
Wacht niet tot de deadline. Maak nu al een concreet plan met duidelijke stappen en een verantwoordelijke binnen je team. Zo garandeer je een vlotte overgang en blijf je altijd compliant.
Voor meer informatie over de verplichtingen en de beschikbare oplossingen kan je ook terecht op de website van de FOD Financiën.
Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe wij je volledig ontzorgen en laten groeien.
