Vrijwilligerswerk is een van de meest waardevolle bijdragen aan de samenleving. Er bestaan heel wat  mogelijkheden voor wie zich onbezoldigd wil inzetten. Toch is het belangrijk om te weten dat het juridisch kader rond vrijwilligerswerk specifieke regels en verplichtingen omvat.

In dit artikel gaan we in op:

• Wanneer er juist sprake kan zijn van vrijwilligerswerk: een definitie
• wie vrijwilligerswerk kan doen
• verplichtingen waaraan vrijwilligers en verenigingen dienen te voldoen.

Van de definitie van vrijwilligerswerk tot de wettelijke vergoedingen en meldingsplichten: een helder overzicht om met een gerust gemoed aan de slag te gaan.

1. Wat valt onder vrijwilligerswerk?

Opdat er sprake kan zijn van “vrijwilligerswerk” dient er aan een aantal criteria te worden voldaan. De activiteit moet:

• onbezoldigd en onverplicht worden uitgevoerd;
• worden verricht voor personen, andere dan degenen die de activiteit verricht, voor een groep of organisatie of de samenleving als geheel;
• ingericht worden door een organisatie. Er mag geen familie- of privé-verband zijn met degene die de activiteit verricht;
• verplicht worden verricht door een andere persoon dan deze die voor dezelfde organisatie in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of statutair is aangesteld.

Bron: Art. 3 wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers

2. Wie mag vrijwilligerswerk uitvoeren?

Vrijwilligerswerk staat open voor vrijwel iedereen die zich wenst te engageren, al gelden er enkele voorwaarden. In de meeste gevallen mag je starten vanaf 15 jaar, op voorwaarde dat je in datzelfde kalenderjaar 16 wordt. Voor vrijwilligerswerk binnen een jeugdbeweging of in schoolverband ligt de lat echter lager, mits de activiteiten een pedagogisch of educatief doel dienen.

Voor sommige groepen is vrijwilligerswerk niet zomaar vrij toegankelijk. Een voorafgaande melding of toelating is in deze gevallen vereist:

• Werklozen en personen in brugpensioen (SWT): Deze personen dienen het formulier C45B in te dienen bij de RVA, tenzij de vzw waar zij willen werken al een algemene toestemming heeft verkregen. Na melding mag de persoon onmiddellijk aan de slag en de RVA heeft 12 dagen tijd om te reageren. Indien de RVA het nalaat om binnen de 12 dagen te reageren, krijgt men stilzwijgende toestemming tot het leveren van vrijwilligerswerk. Mocht de RVA het verzoek toch nog afwijzen, geldt dit enkel voor toekomstige activiteiten.
• Zieken met een invaliditeitsuitkering: een voorafgaande aanvraag en toelating van de adviserend geneesheer van de mutualiteit is vereist.
• Ambtenaren: Zij dienen in principe de toestemming te vragen aan hun leidinggevende voor elke activiteit naast hun ambt.Personen met een leefloon: Zij dienen hun dossierbeheerder bij het OCMW op de hoogte te brengen
• Asielzoekers: kunnen vrijwilligerswerk verrichten in België mits melding bij Fedasil of het OCMW en mits in bezit van een wettig verblijfsdocument of mits zij in een erkenningsprocedure zitten of recht hebben op opvang. Andere niet-EU-onderdanen dienen een geldige verblijfsvergunning te kunnen voorleggen.

Vrijwilligerswerk is bovendien niet mogelijk voor personen die reeds met een arbeidsovereenkomst of op zelfstandige basis verbonden zijn aan een vzw, tenzij het om volledig verschillende taken of activiteiten gaat.

3. Welke verplichtingen heeft de vzw die met vrijwilligers werkt?

• Verzekeringsplicht: De vzw dient een verzekering af te sluiten voor de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de vereniging.
• Informatieplicht: De vzw dient haar vrijwilligers over onderstaande aspecten te informeren:
  • Juridisch statuut van de organisatie en haar sociale doelen;
  • Vermelding van de aansluiting van de burgerrechtelijke aansprakelijkheidsverzekering;
  • Vermelding van de andere verzekeringen die voor de vrijwilliger werden afgesloten;
  • Vermeldingen of al dan iet een kostenvergoeding wordt uitbetaald. Indien er gekozen wordt om een kostenvergoeding te geven dient er specifiek vermeld te worden welk soort vergoeding er wordt gegeven. Let wel op: een kostenvergoeding is geen prestatievergoeding. Voorzie dan ook geen vergoeding per uur. Op deze manier vermijdt u dat de fiscus de vergoeding niet aanvaardt;
  • Melding maken of de vrijwilliger onderworpen is aan discretieplicht.
• Boekhouding: Bijhouden van nominatieve lijsten indien er forfaitaire kostenvergoeding wordt gegeven.
• Respecteren van de Vrijwilligerswet.

4. Vergoeding van vrijwilligers 

1. Kostenvergoeding

Een vereniging kan vrijwilligers een forfaitaire kostenvergoeding toekennen op basis van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers. De kostenvergoeding is geen basisrecht, het is de vereniging zelf die bepaalt of er al dan niet een vergoeding voorzien wordt.

Deze vergoeding dient niet gestaafd te worden met bewijsstukken, mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

• Maximale dagvergoeding: €41,48 per dag (geïndexeerd bedrag voor 2024).
• Maximale jaarvergoeding: €1.659,29 per jaar (geïndexeerd bedrag voor 2024).
• Nominatieve lijst: Er moet een overzicht worden bijgehouden van de uitbetaalde bedragen per vrijwilliger.

In principe is de kostenvergoeding dus geen inkomen, waardoor dit niet onderworpen is aan belastingen. Het is pas wanneer je deze kostenvergoeding overschrijdt dat alle vergoedingen belastbaar zijn en onderworpen zijn aan de regels van de sociale zekerheid. Kijk er als vrijwilliger dus zelf ook goed op toe dat de organisatie de maximale vergoeding niet overschrijdt om belastingen te vermijden.

2. Verplaatsingsvergoeding

Voor verplaatsingen in opdracht van de vereniging kunnen vrijwilligers een vergoeding ontvangen. Deze verschilt afhankelijk van het vervoermiddel:

• Eigen wagen: Voor 2024 gelden de volgende maximale kilometervergoedingen:

• Eigen fiets: Een maximale vergoeding van €0,35 per kilometer kan worden toegekend.

Voor beide vormen van verplaatsingsvergoeding moet een gedetailleerde lijst van de afgelegde kilometers worden bijgehouden in de boekhouding van de vereniging.

Bron: financien.belgium.be

Let op: De twee vergoedingssystemen – forfaitaire kostenvergoeding en vergoeding van bewezen reële kosten – kunnen niet gecombineerd worden voor dezelfde vrijwilliger binnen één kalenderjaar. Het combineren van een forfaitaire onkostenvergoeding met de terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten is slechts toegestaan onder strikte voorwaarden. Deze combinatie is enkel mogelijk voor de terugbetaling van vervoerskosten en geldt daarbij voor een maximum van 2.000 kilometer per vrijwilliger per kalenderjaar. Door deze limiet strikt te respecteren, kunnen verenigingen een correcte en transparante kostenregeling voor hun vrijwilligers hanteren. Het vermijden van overschrijdingen is essentieel om te voorkomen dat vergoedingen belastbaar worden of onder de sociale zekerheidswetgeving vallen.

Voor sommige specifieke vrijwilligerscategorieën geldt een verhoogde jaarlijkse forfaitaire vergoeding van € 3.047,43 (ASJ 2024).

Conclusie

Vrijwilligerswerk is meer dan enkel onbezoldigd helpen, het is een juridisch erkende en beschermde activiteit met duidelijke spelregels. Of u nu vrijwilliger bent of een vereniging vertegenwoordigt, het naleven van de wettelijke verplichtingen garandeert niet alleen een vlekkeloze samenwerking, maar voorkomt ook fiscale of sociale zekerheidsproblemen.

Door bewust om te gaan met vergoedingssystemen, meldingsplichten en verzekeringen draagt u bij aan een transparante en professionele invulling van vrijwilligerswerk. Zo blijft vrijwilligerswerk een waardevol en duurzaam engagement, gestoeld op vertrouwen en wederzijds respect.

Heeft u vragen of hulp nodig bij de vergoeding van uw vrijwilligers? Refibo bv beantwoordt graag al uw vragen over dit onderwerp. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Meer items over vrijwilligerswerk: Refibo – nieuws – vrijwilligers

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!