Bent u werkgever? Vergeet uw verplichte CORONA-registratie bij de RSZ niet!

Alle ondernemingen en verengingen die werkgever zijn dienen vanaf april 2021 maandelijks een registratie te doen bij de RSZ. Deze aangifte dient te gebeuren om inbreuken tegen het verplichte telewerk in het kader van de bestrijding van het CORONA-virus aan banden te leggen en het telewerk beter te faciliteren. Deze registratie is dus een bijkomende verplichting naast het werkgeversattest waarover een werknemer dient te beschikken bij niet-telewerk.

Wie? Iedere werkgever dient zich verplicht te registeren, ongeacht of u een eenmanszaak, vennootschap of een vereniging bent. Het begrip ‘werkgever’ dient zeer ruim geïnterpreteerd te worden in dit kader. U wordt aanzien als werkgever indien u personen tewerkstelt binnen een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst ( bv. IBO) of een raamovereenkomst heeft voor flexi-arbeid. Maar tevens als andere personen (zie verder) structureel aanwezig zijn in uw organisatie.

Indien u verplicht volledig gesloten bent (zoals restaurants en niet-medische contactberoepen) op de uiterste dag van de indiening (6^de werkdag van de maand) dient u evenwel geen aangifte in te dienen.

Bent u een bedrijfsleider zonder bijkomende personen in uw organisatie, zoals een managementvennootschap? Dan dient u zich niet te registeren.

Wat? Een verplichte telewerkregistratie waar kenbaar dient gemaakt te worden hoeveel personen er in totaliteit actief zijn in de onderneming en hoeveel personen een ‘niet-telewerkbare functie’ hebben en dus aanwezig zijn ter plaatse, met andere woorden niet kunnen telewerken.

Wanneer? Iedere maand, ten laatste de 6^de kalenderdag van de maand. Waarbij dit de eerste keer over de maand april 2021 dient te gebeuren.

Voor de maand april 2021 werd er een uitzonderlijk uitstel gegeven tot 18/04/2021.

Tip. Deze maatregel kent nog geen einddatum, neem deze maandelijkse deadline dus op als terugkeerpatroon in uw agenda voor de komende maanden zodat dit niet uit het oog verloren wordt.

Hoe? De telewerkaangifte dient te gebeuren online via de tool van de RSZ. Er dient aangegeven te worden hoeveel personen er werkzaam zijn in de onderneming en hoeveel personen er geen telewerkbare functie hebben. Een opsplitsing per vestigingseenheid is vereist.

Er dient dus een cijfer/aantal personen te worden opgenomen en dit zoals de situatie zich voordoet op de eerste werkdag van de maand.

Aantal werkzame personen. In de aangifte dient het totaal aantal personen opgenomen te worden die werkzaam zijn in de organisatie. Dit wordt zeer ruim gedefinieerd. Hiermee wordt oa. bedoeld:

• Werknemers met een arbeidsovereenkomst, een leerovereenkomst (bv. IBO) of personen die een raamovereenkomst hebben voor flexi-arbeid
• Langdurig zieken en personen met tijdskrediet
• Medewerkers met een ambulante functie (bv. transporteurs, vertegenwoordigers)
• Uitzendkrachten (interim) of personeel van een andere werkgever (onderaannemer, gedetacheerde) die structureel werkzaam is in uw organisatie
• Personen die structureel op zelfstandige basis aan het werk zijn in uw organisatie (bv. consultant, accountant, vennoot)

Niet telewerkbare functie. Vervolgens dient in de aangifte het aantal bovenstaande personen die een niet-telewerkbare functie hebben te worden opgenomen. Er dient dus gekeken te worden naar de aard/soort van de functie. Het is de werkgever die beoordeelt welke functie telewerkbaar is. Onder niet-telewerkbare functie kan oa. worden verstaan:

• Elke functie die van nature ter plaatse uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld winkelbedienden, arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg, etc.
• Bedrijfsleiders of leidinggevend personeel (zoals managers, ploegbazen) kunnen ook door hun managementtaken als niet-telewerkbaar functie worden aanzien.

Personeel die uitzonderlijk ter plaatse aanwezig is in de organisatie  (bv. om documenten/materiaal op te halen, functioneringsgesprek te hebben) dient niet mee opgenomen te worden als niet-telewerkbare functie.

Mandataris. Een gemandateerde van de organisatie, zoals uw accountant of sociaal secretariaat, kan u de nodige begeleiding geven bij de registratie. Indien gewenst kan zij ook deze aangifte voor u indienen.

Doel. Met deze registratie wil de overheid inbreuken tegen het verplichte telewerk tegengaan. Daarnaast wil men hiermee het telewerk beter faciliteren en continue bewustwording van de eventuele noodzakelijke aanwezigheid ter plaatste in de organisatie aan de dag leggen.

Dankzij deze registratie kan men bij de sociale inspectiediensten gerichter controles gaan opzetten en heeft men registratiedocumenten uitgaande van de werkgever indien er controles ter plaatse worden uitgevoerd.

Maatregelen. In de strijd tegen het CORONA-virus is telewerk verplicht. Echter indien er personen niet kunnen telewerken, dient er ter plaatste in de organisatie de nodige maatregelen genomen te worden om een verspreiding van het CORONA-virus tot een minimum te beperken. Neem dus zeker de beschikbare checklists door en zet de hygiënische maatregelen voorop.

Meer info. Heeft u vragen rond deze verplichte registratie, andere CORONA-maatregelen of wenst u dat REFIBO als uw mandataris deze registratie voor u uitvoert? Contacteer ons op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail  studiedienst@refibo.be.