Kan u gebruik maken van een forfaitaire, belastingvrije dagvergoeding?

Bent u als bestuurder vaak op de baan voor uw vennootschap? Wist u dat u in dat geval kan genieten van een fiscaal voordelige vergoeding ter compensatie van uw aangekochte maaltijd(en) en drank(en). Uiteraard kan u hier niet zonder meer van genieten, maar moet voldaan zijn aan een aantal essentiële voorwaarden. Wij lichten deze graag voor u toe.

Dagvergoeding. Als u als bestuurder regelmatig onderweg bent voor uw vennootschap, dan kan u van uw vennootschap een dagvergoeding ontvangen mits voldaan is aan een aantal voorwaarden. Deze dagvergoeding dient louter ter dekking van de kosten van een maaltijd en dranken. Deze vergoeding staat dan ook volledig los van de effectieve verplaatsingskosten.

Voorwaarden. Het toekennen van dergelijke dagvergoeding is, zoals hierboven aangegeven, onderworpen aan een vier cumulatieve voorwaarden:

1. Maximale dagvergoeding: de bestuurder mag sinds 1 oktober 2018 een maximale dagvergoeding van 17,06 euro/dag ontvangen. Dit bedrag is in 2019 en 2020 ongewijzigd gebleven.
2. Verplaatsingsduur: de forfaitaire dagvergoeding heeft als hoofdzakelijk doel de maaltijd van de bestuurder te vergoeden, waardoor vereist is dat u als bestuurder minimum 6 uur op verplaatsing bent.
3. Maximale maandelijkse vergoeding: een bestuurder kan maandelijks maximaal 16 dagvergoedingen ontvangen. In totaliteit kan de bestuurder dan ook maximaal 272,96 euro aan dagvergoedingen ontvangen.

Let op. Als u als bestuurder dagelijks onderweg bent voor uw onderneming, kan u er ook voor opteren om onmiddellijk een maandelijkse forfaitaire vergoeding toe te kennen ten belope van 272,96 euro. 

1. Geen vaste plaats van tewerkstelling: de fiscus stelt dat als u als bestuurder gedurende 40 dagen of meer aanwezig bent op eenzelfde plaats[1], er voor deze verplaatsingen geen dagvergoeding mag worden toegekend. De fiscus aanziet deze plaats namelijk als een vaste plaats van tewerkstelling.

Fiscaal voordelig. Zowel voor de vennootschap als uzelf is het toekennen van een forfaitaire dagvergoeding fiscaal gunstig.

• Bestuurder: in hoofde van de bestuurder worden de toegekende vergoedingen niet aanzien als een belastbare vergoeding. Doch dient de bestuurder in staat te zijn om de toegekende forfaitaire dagvergoeding te bewijzen. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een Excelsheet waarbij u aangeeft wanneer u naar waar bent geweest en hoelang u weg was van de onderneming.  U kan dit ook bewijzen op basis van verkoopfacturen waarmee u uw verplaatsingen kan aantonen (bv. op factuur opgenomen ‘prestaties ter plaatse’, ‘transportkosten’, etc.).
• Vennootschap: in hoofde van de vennootschap is de vergoeding 100% aftrekbaar.

Let op. De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) hanteert andere normen opdat de toegekende vergoeding niet onderworpen zou zijn aan sociale bijdragen.

Combinatie met maaltijdcheques mogelijk? Een forfaitaire dagvergoeding kan gecombineerd worden met het toekennen van maaltijdcheques. Echter, hier zit een addertje onder het gras, aangezien de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheques in mindering moet worden gebracht bij de toekenning van de forfaitaire dagvergoeding.

Voorbeeld. De bestuurder van een bv kent zichzelf een forfaitaire dagvergoeding toe van 17,06 euro, maar ontvangt daarnaast van de vennootschap ook nog maaltijdcheques van 8 euro per dag[2]. De werkgeversbijdrage van die maaltijdcheque (6,91 euro) moet in aftrek worden genomen van de forfaitaire dagvergoeding. Hierdoor zal deze laatste slechts 10,15 euro bedragen en worden toegekend.

Meer info. Refibo bv beantwoordt graag al uw vragen omtrent de forfaitaire dagvergoeding.

Contacteer ons gerust via e-mail op het mailadres studiedienst@refibo.be of telefonisch op het nummer +32 (0) 9 223 31 54.

[1] Dit hoeft niet per sé aaneensluitend te zijn. Indien u als bestuurder 1 dag per week gedurende 1 jaar aanwezig bent op dezelfde plaats, kan u voor deze verplaatsingen geen vergoeding aanvragen.

[2] Werknemersbijdrage per maaltijdcheque = 1,09 euro.