Wanneer mag u een openstaande factuur definitief afboeken?

Iedere ondernemer werd er al eens mee geconfronteerd. U stelt een factuur op, maar deze blijft (ondanks aandringen) onbetaald. Mag u deze dan zomaar afboeken? Zijn er verschillen tussen de fiscale regeling en de btw-regeling? Het Hof van Beroep te Antwerpen deed op 7 oktober 2019 een relevante uitspraak omtrent dit onderwerp. Wij lichten dit graag voor u toe.

Situatie. Elke factuur die een vennootschap uitstuurt is een opbrengst van dat boekjaar. Echter, niet elke onderneming ziet alle uitgeschreven facturen betaald worden. Het laten openstaan van de factuur tot in het oneindige is natuurlijk niet wenselijk. Op een bepaald ogenblik zal u dan ook deze factuur afboeken via een ‘minderwaarde’. De gecreëerde minderwaarde vormt voor een aftrekbare beroepskost in het jaar waarin de minderwaarde (de niet-betaling) zeker en vaststaand is.

Definitief afboeken. De vraag rijst natuurlijk wanneer u effectief mag overgaan tot het afboeken van dergelijke openstaande factuur. Opdat u een factuur definitief mag afboeken, moet er bewezen zijn dat de schuld nooit meer zal worden betaald.

Bewijslast. In het verleden zei de belastingplichtige steeds dat de fiscus de bewijslast droeg. Deze moest namelijk bewijzen dat de minderwaarde op de vordering onterecht werd geboekt, met andere woorden de fiscus moest bewijzen dat de factuur onterecht werd afgeboekt door de onderneming. Echter, niets is minder waar. Krachtens art. 49 WIB92 is het de verantwoordelijkheid van de belastingplichtige om de werkelijkheid van het verlies te bewijzen.

Het Hof van Beroep te Antwerpen bevestigde op 7 oktober 2019 dan ook het standpunt van de fiscus. In de onderliggende zaak weigerde de fiscus de afboekingen te aanvaarden aangezien de belastingplichtige geen bewijs leverde van betwisting van de factuur, noch het bewijs kon leveren van acties die werden ondernomen ter inning van de openstaande factuur. 

Bewijsvoering. Als belastingplichtige kan u het bewijs dat een schuld nooit meer zal worden betaald, leveren op twee manieren, met name:

• Ontvanger van de factuur is failliet: het bewijs van het definitieve verlies kan u leveren door een attest van de curator voor te leggen. Van zodra u in het bezit bent van dergelijk attest, mag u de factuur definitief afboeken.
• Andere situaties: het bewijs kan geleverd worden door aan te tonen dat u voldoende inspanningen heeft geleverd om het openstaande saldo te innen. Uiteraard is hier een zekere proportionaliteit vereist.

Voorbeeld. Een BV bekijkt op het einde van het boekjaar 2019 haar openstaande facturen en merkt dat er nog een factuur d.d. 18/11/2017 van 50 euro t.a.v. X open staat. Ze wenst deze graag af te boeken als minderwaarde. De onderneming kan niet bewijzen dat X zich in staat van faillissement bevindt en zal dus het bewijs van definitief verlies moeten bewijzen op een andere manier.

De onderneming kan bewijzen dat ze op 31/12/2017 een rappel per mail heeft gezonden, deze mail nogmaals heeft verzonden op 30/06/2018 en een aangetekend schrijven heeft gericht aan de onderneming op 30/12/2018 en 30/06/2019. Voldoet de onderneming aan haar bewijslast?

Hier kan er redelijkerwijze van uitgegaan worden dat de onderneming voldaan heeft aan haar bewijslast, aangezien het niet van haar kan verwacht worden om meer kosten te maken om de betaling te verkrijgen dan deze effectief waard is. Bij de beoordeling van het bewijs is dus enige proportionaliteit vereist.  

Geen zeker verlies. Indien een onderneming niet kan bewijzen dat een factuur definitief verloren is, mag deze ze ook niet afboeken. Wat in deze situatie wel mogelijk is, is dat de onderneming de factuur overeenkomstig art. 48 WIB92 als ‘waardevermindering’ gaat boeken. Bij latere betaling, kan dit bedrag vooralsnog als opbrengst worden geboekt. Daar waar de factuur definitief kan worden afgeboekt, als de onderneming definitief het bewijs van verlies kan leveren. De piste van de waardevermindering laat dus nog ruimte naar de toekomst toe.

Wat met de btw? De btw op de uitgeschreven facturen, is verschuldigd ondanks dat deze onbetaald zijn. Echter, als u de betaalde btw wil recupereren bij faillissement van uw mede-contractant, zal u daadwerkelijk moeten bewijzen dat er sprake is van een definitief verloren vordering (bv. uittreksel KBO waaruit blijkt dat onderneming failliet is, attest curator, etc.).  

Meer info. Refibo bv beantwoordt graag al uw vragen omtrent het afboeken van een factuur.

Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 (0) 9 223 31 54 of per mail via het e-mailadres studiedienst@refibo.be.