De minimale inhoud van een b2b-factuur
- On 30/07/2020
Bevatten uw verkoopfacturen de minimale inhoudsvereisten?
Elke ondernemer maakt facturen op, maar wist u ook dat deze een wettelijke minimuminhoud moeten bevatten? Welke elementen dienen verplicht te worden opgenomen in een B2B factuur? Controleer uw factuur op volledigheid en vermijdt een administratieve geldboete bij controle
Wat. Bij het opmaken van een factuur aan een andere, al dan niet btw-plichtige, onderneming, dient u rekening te houden met bepaalde minimumvereisten voor de opmaak van de factuur. Zowel een elektronische als een papieren factuur dienen een wettelijke minimuminhoud te bevatten.
Identificatiegegevens. Uiteraard dient u op de factuur een aantal identificatiegegevens op te nemen. Het betreft volgende elementen:
- Identificatie van de factuur. Elke factuur is een uniek document dat dient te worden geïdentificeerd aan de hand van een uniek en opeenvolgend factuurnummer, een factuurdatum en een plaats van facturatie.
- Identificatie van uw onderneming. Uiteraard zal u uw eigen onderneming dienen te identificeren op de uitgereikte factuur. Vaak denken ondernemers dat het voldoende is om de naam van de onderneming, het btw-nummer en het adres te vermelden. Echter, niets is minder waar. Het is ook wettelijk verplicht om het bankrekeningnummer van uw onderneming op te nemen, alsook de vennootschapsvorm (indien van toepassing) en het bevoegde rechtspersonenregister (RPR)[1]. Dit laatste wordt vaak vergeten en zorgt ervoor dat uw factuur niet conform is aan de wettelijke vereisten.
Opmerking. Sinds 01/01/2020 bestaat de term BVBA niet meer en dient deze te worden vervangen door BV (zie ook eerdere nieuwsjes). Dit veronderstelt dat u uw factuur ook conform het voorgaande dient aan te passen.
Tip. De bevoegde rechtbank kan u opzoeken via de link van de FOD Justitie (https://territoriale-bevoegdheid.just.fgov.be/).
- Identificatie van uw klant. Het is uiteraard logisch dat u uw medecontractant ook dient te identificeren. Hierbij volstaat het om de naam, het adres en het btw-nummer te vermelden.
Geleverde prestaties en prijs. Een tweede aspect van de factuur zijn de te factureren goederen en/of prestaties. Zodoende latere discussies te vermijden, maakt u best een zo ruim mogelijke factuur op, waarbij u alle geleverde goederen/prestaties, hoeveelheden, uren en prijzen afzonderlijk gaat vermelden.
Voorbeeld. U bent een zelfstandig loodgieter en u zal bij één van uw klanten een herstelling uitvoeren. U heeft 1 uur werk aan de herstelling, maar zal hier ook drie stukken pijp voor dienen te gebruiken, alsook uzelf verplaatsen naar de plaats van uitvoering. In dat geval dient u uw factuur op te splitsen in 3 verschillende delen, namelijk een deel voor prestaties (1 uur werk aan X euro), het aantal stukken pijp en hun prijs (per stuk specifiëren) en de vervoerskosten.
Btw. Op het einde van uw factuur dient u ook het totaalbedrag exclusief btw, het btw percentage (of de reden van vrijstelling) en het totaalbedrag inclusief btw te vermelden. Dit in het kader van de btw-aangifte van uzelf en uw medecontractant.
Uitzondering. Indien het totale factuurbedrag minder dan 100 euro (excl. btw) bedraagt, is het wettelijk toegelaten om een vereenvoudigde factuur op te stellen. Echter, op deze uitzondering bestaan opnieuw een aantal bijzondere uitzonderingen, waardoor het niet aan te raden is om dergelijke vereenvoudigde factuur op te stellen. Dit gelet op de mogelijke sancties verbonden aan het opstellen van een verkeerde factuur.
Taal. Ook de taal waarin de factuur is opgemaakt is van cruciaal belang. De factuur dient steeds te worden opgemaakt in de taal van de exploitatiezetel[2] van de onderneming. Dit is niet noodzakelijk dezelfde plaats als de maatschappelijke zetel.
Niet verplichte, maar aan te raden aspecten. U kan op of bij uw factuur ook een aantal zaken opnemen. Dit zijn niet verplichte elementen in een B2B verhouding, maar zijn wel ten zeerste aan te raden gezien u anders bij problemen bent aangewezen op het gemeen recht (Burgerlijk Wetboek), wat niet steeds in uw voordeel zal zijn. Het betreft de vervaldatum van de factuur en de algemene factuurvoorwaarden.
Gevolgen van een gebrekkige factuur. Aan het niet correct, onvolledig of niet opstellen van een B2B-factuur, kan leiden tot het opleggen van een administratieve geldboete door de fiscus. De omvang van de geldboete is afhankelijk van het type overtreding en de omvang van het factuurbedrag.
- Fouten of onvolledige factuur. De boete bedraagt bij een eerste overtreding 25 of 50 euro (afhankelijk of het factuurbedrag minder of meer dan 250 euro bedraagt), maar kan bij een volgende overtreding oplopen tot 125 of 250 euro per factuur.
- Fraude. De boete wordt onmiddellijk verdubbeld, met een maximum van 5.000 euro per overtreding.
- Geen factuur. Indien er frauduleus geen factuur werd opgemaakt, is de fiscus in de mogelijkheid om een boete op te leggen die maximaal 200% van de verschuldigde btw bedraagt. Is er daarentegen geen sprake van fraude, dan bedraagt de boete 60-100% van de verschuldigde btw.
Opgelet. Dezelfde boete wordt opgelegd indien uw btw-nummer of identificatiegegevens foutief zijn opgenomen.
Indien u vaststelt dat er geen of een foutieve factuur werd opgemaakt, kan u uiteraard een rechtzetting van de factuur uitvoeren en alsnog bezorgen aan uw klant. Indien u een rechtzetting doet van de factuur, zal u ook geen geldboete kunnen worden opgelegd.
Meer info. REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen omtrent facturatieverplichtingen. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per e-mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.
[1] Niet vereist bij eenmanszaken.
[2] De plaats waar de activiteiten van de onderneming worden uitgeoefend.