Stemt een ontvangen goed of dienst niet overeen met zijn factuur? Hoe zoekt u hier een oplossing voor? Formuleer uw opmerkingen binnen een korte (welbepaalde) termijn en via een specifieke (opgelegde) wijze en vergeet vooral niet om het niet-betwiste gedeelte wel reeds te voldoen!

Situatieschets. Indien u een goed of een dienst ontvangt en u bent niet akkoord met (een gedeelte van) de factuur van uw leverancier, moet u deze (onmiddellijk) protesteren.

Protesttermijn. De opmerkingen over de factuur moeten zo snel als mogelijk de leverancier bereiken. Op die manier kan de situatie met kennis van zaken snel worden geëvalueerd en indien nodig worden rechtgezet. Wettelijk gezien is een protest tijdig indien dit gebeurt binnen een “redelijke” termijn. De redelijkheid is afhankelijk van de aard van de overeenkomst en de complexiteit van de gegevens op de factuur. Doorgaans is een termijn tot 10 dagen “redelijk”. Echter, kan de leverancier een andere specifieke termijn bepalen in zijn algemene voorwaarden.

Wordt er te laat gereageerd, dan wordt de ontvanger geacht geen bezwaren te hebben en blijft het protest zonder gevolg.

Protestwijze. Opnieuw legt de wetgever geen verplichtingen op betreffende de vorm van het protest. Een e-mail, telefoontje, fax of gewone brief volstaat in principe. Uw  leverancier kan wel vormvoorschriften opleggen in zijn algemene voorwaarden.

Indien u uw factuur protesteert, heeft u er echter alle belang bij een bewijs van uw protest te kunnen voorleggen. Vanuit dit oogpunt is het in elke situatie (zeker in geval het een hoge som betreft) aangewezen de protestredenen op te nemen in een aangetekend schrijven.

Inhoud protest. De enkele vermelding “geprotesteerd” volstaat niet. Een verduidelijking van waarmee “onder andere” niet akkoord wordt gegaan is noodzakelijk. Wees als protesterende partij slim in uw verwoording en zorg ervoor dat naderhand nog andere zaken kunnen worden opgeworpen.

Het louter om uitleg vragen, wordt niet aanzien als protest en legt de termijnen niet stil.

Gevolg protest. De bewijslast verschuift door het indienen van een protest. Uw  leverancier dient hierdoor te bewijzen dat de factuur correct is.

Niet-betwiste gedeelte betalen. Er zijn drie redenen opdat u als protesterende partij wel het niet-betwiste gedeelte zou betalen en dit ten laatste op de uiterste vervaldag van de originele factuur.

Vooreerst geldt hoe kleiner het resterend te betalen bedrag, hoe minder “rendabel” het is voor uw leverancier om dit gedeelte nog via een rechtbank in te vorderen.

Indien uw leverancier beslist om de betwisting via het gerecht op te lossen is het ten tweede mogelijk dat er rechtsmisbruik in hoofde van de ontvanger wordt ingeroepen. Het wordt niet steeds als redelijk aanvaard dat een volledige factuur niet wordt betaald terwijl maar een klein onderdeel wordt betwist. Bovendien is het mogelijk dat u als  ontvanger bij afwijzing van het protest een schadevergoeding dient te betalen bovenop het volledige factuurbedrag.

Als laatste, moet de “verliezende” partij de rechtsplegingsvergoeding betalen. En, deze vergoeding wordt bepaald aan de hand van de “waarde” van de zaak.

Tip! Indien u meer wilt lezen over de (e-)factuur in het algemeen en al haar modaliteiten in het bijzonder, raden wij u ons 8^ste boek van de reeks “meer dan cijfers en letters” aan.

Documentatie:
Voor meer informatie omtrent het correct opstellen van een factuur en de factuurvoorwaarden, lees zeker http://refibo.be/documentatie/boekhouding/algemeen/het-correct-opstellen-van-facturen.