Rijdt u met een bedrijfswagen? Dan mag u de btw die erop van toepassing is slechts aftrekken ten belope van de beroepsmatig gereden kilometers. Is het nu echt nodig om een nauwgezette kilometeradministratie te voeren?

Welke kilometer is beroepsmatig en welke niet? Door een beslissing op 20 oktober 2011 moest vanaf 1 januari 2011 (met terugwerkende kracht) de aftrek van de btw op bedrijfswagens voor zowel privé- als beroepsgebruik onmiddellijk beperkt worden in functie van het privégebruik. Op 11 december 2012 heeft de btw-administratie via een addendum[1] hier een praktische invulling aan gegeven. Allereerst moet er een onderscheid gemaakt worden tussen bedrijfswagens die gratis ter beschikking worden gesteld en deze waarvoor er een vergoeding wordt betaald.

De bedrijfswagen wordt gratis ter beschikking gesteld? Dan voorziet de administratie 3 methodes:

• De eerste methode houdt in dat de belastingplichtige een volledige kilometeradministratie voert van zijn dagelijkse verplaatsingen voor beroepsdoeleinden. Er dient dan nauwgezet te worden bijgehouden welke ritten u wanneer doet, hoelang deze ritten zijn, hoeveel kilometers u per dag rijdt en de kilometerstand bij het begin en bij het einde van het betrokken kalenderjaar. Dit via manuele invoer (vb. rittenboekje, softwareprogramma) of op een geautomatiseerde wijze (vb. aangepast gps-systeem).
• Bij de tweede methode wordt het aantal privé gereden kilometers forfaitair vastgesteld. Voor de privé gereden kilometers rekent u 200 dagen waarop u van en naar uw werk rijdt en voegt u daar nog een forfait van 6 000 privékilometers aan toe. Deze som deelt u dan door de totaal aantal gereden kilometers op jaarbasis. Als u dus op 30 km van uw werk woont en u rijdt in het totaal 24 000 km per jaar, dan bedraagt het percentage privégebruik 75% ((30 km*2*200 dagen + 6 000 km)/24 000 km). Stel nu dat de maandelijkse leasekost van de gratis ter beschikking gestelde wagen € 700 + € 147 btw (21%) bedraagt. Wanneer het privégebruik dan 75% bedraagt, is slechts 25% van de btw op de leasekost aftrekbaar. Bijgevolg kan de onderneming maandelijks € 36,75 (€ 147*25%) van de btw recupereren.
• Bij de derde methode wordt de aftrek forfaitair op 35% vastgesteld. Deze methode mag enkel toegepast worden als de belastingplichtige beschikt over minimaal 4 voertuigen, wat kleine ondernemingen al meteen uitsluit. Wordt er voor deze methode gekozen? Dan dient deze wel te worden toegepast op álle bedrijfswagens, zowel gekochte als gehuurde, en dit voor een periode van minstens 3 jaar die volgt op het jaar waarvoor ze voor het eerst werd toegepast.

Let op!

• Kiest u voor methode 1 of 2? Dan blijft de btw-aftrek steeds beperkt tot 50%, zelfs indien er kan worden aangetoond dat het beroepsgebruik de 50%-grens overschrijdt.
• Methoden 1 en 2 mogen gecombineerd worden. Dit impliceert dat u per bedrijfswagen kiest welke methode u gebruikt.
• Tevens kan er een globaal gemiddeld percentage van privégebruik worden berekend voor alle vervoersmiddelen van dezelfde aard. In dit geval telt u de privépercentages per individueel voertuig, berekend via methode 1 en/of methode 2, op en deelt deze door het totaal aantal wagens. Op alle uitgaven aangaande deze bedrijfswagens dient dit aftrekpercentage vervolgens te worden toegepast. Ieder jaar dient het globaal gemiddelde percentage opnieuw te worden berekend.

De bedrijfswagen wordt tegen een vergoeding ter beschikking gesteld? Dan is er sprake van huur en is er btw verschuldigd. Hier geldt de aftrekbeperking van 50% op alle wagenkosten en moet er 21% btw worden gerekend op de huurvergoeding. Deze huurvergoeding mag echter niet lager zijn dan de “normale waarde” van het privégebruik van de wagen. Immers, de btw (21%) op de huurvergoeding dient minimaal gelijk te zijn aan 21% berekend op de “normale waarde”. Wat deze (jaarlijkse) normale waarde inhoudt hangt af van het feit of de wagen gekocht of gehuurd wordt.

• Een gekochte wagen? Normale waarde = ((Aankoopprijs/5)+Kosten)*(50%-%Beroep). “%Beroep” is de verhouding van het beroepsmatig gebruik van de wagen zoals berekend volgens één van de drie methoden die hierboven werden besproken. Met de “Aankoopprijs” wordt de maatstaf van heffing bij aankoop van de wagen bedoeld (incl. verkregen kortingen en excl. het gedeelte van de niet-aftrekbare btw). Ten slotte worden met “Kosten” de maatstaf van heffing van de overige uitgaven waarover btw werd geheven met betrekking tot de wagen beoogd.
• Een gehuurde wagen? Normale waarde = (Huurprijs + Kosten)*(50-%Beroep). Onder “Huurprijs” moet worden verstaan de maatstaf van heffing bij huur van de wagen op jaarbasis, in voorkomend geval inclusief de bijkomende kosten waarover btw werd geheven.

Zowel voor gehuurde als gekochte wagens geldt dat als het %Beroep gelijk/hoger uitvalt dan 50%, er geen normale waarde moet worden vastgesteld. De verhouding van het beroepsmatig gebruik wordt individueel toegepast per vervoermiddel.

Ramen en herzien. Daar komt het op neer. Tijdens het lopende jaar kunnen de privé gereden kilometers alleen maar geschat worden natuurlijk. De werkelijke kilometers kunnen pas het jaar daarop met zekerheid vastgesteld worden en daarom zal de oorspronkelijke btw-aftrek telkens moeten worden herzien. Dit dient te gebeuren in de periodieke btw-aangifte die op 20 april van het jaar volgend op het jaar van de aankoop of de huur van de bedrijfswagen moet worden ingediend.