In de vorige edities van onze nieuwsbrief hadden wij het reeds uitgebreid over de btw-regeling voor advocaten. Daarnaast zijn er ook een tal van boekhoudkundige verplichtingen.

Organisatie van uw boekhouding omwille van verschuldigdheid btw in kader van overheidsopdrachten ? De btw is in principe opeisbaar op het tijdstip waarop de dienst is verricht. Met andere woorden op dat moment heeft de Schatkist het recht om krachtens de wet de btw te vorderen van de persoon die de belasting moet voldoen, ook al kan de betaling daarvan worden uitgesteld. Voor handelingen gefactureerd aan de overheid (bv. een advocaat die optreedt als vaste raadsman voor een overheidsdienst) en pro-deovergoedingen aanvaardt de Administratie dat de btw slechts verschuldigd wordt op moment dat de overheid instemt met het bedrag van de vergoeding. De bevoegde overheid moet u daartoe een schriftelijke kennisgeving versturen met vermelding van de datum van deze goedkeuring en het goedgekeurde bedrag. Het tijdstip van opeisbaarheid van de btw wordt dan uitgesteld tot het tijdstip waarop de advocaat schriftelijk in kennis wordt gesteld van de definitieve goedkeuring van zijn kosten en honoraria door de bevoegde overheid (Circulaire dd. 20.11. 2013, randnr. 71). In dit kader is het dus van alle belang dat u deze goedkeuringen goed bijhoudt, de datum van goedkeuring is immers bepalend om te weten wanneer het te ontvangen bedrag dient opgenomen te worden in de btw- aangifte.

Afleveren ontvangstbewijs ? Voor elke ontvangst in geld of via bankkaart bent u als advocaat ertoe gehouden om een gedagtekend en ondertekend ontvangstbewijs af te leveren waarbij de Minister van Financiën een model van boekje heeft vastgelegd. Deze boekjes werden aangepast en er zal nu een vak voorzien zijn waar u het factuurnummer kan vermelden van de uitgereikte factuur in kader van btw. Indien u nog over oude boekjes beschikt volstaat het om zelf het factuurnummer aan te brengen op de ontvangstbewijzen. De boekjes zijn verkrijgbaar bij een door de Algemene Administratie van de Fiscaliteit erkende drukkers.

Dagboek ? Daarnaast dient u ook een dagelijks dagboek van ontvangsten en uitgaven bij te houden en dagelijks aan te vullen. Ook als u een dubbele boekhouding voert dient u een dagboek van ontvangsten en uitgaven bij te houden. Indien u uw boekhouding met behulp van een computer zou voeren, mogen de inschrijvingen in het dagboek beperkt worden tot één samengevat bedrag dat voorkomt op de computerlisting. De bedoelde dagboeken werden aangepast zodanig dat ze kunnen dienen als boek voor inkomende facturen inzake belasting over de toegevoegde waarde. Het dagboek kan tevens worden bekomen bij bepaalde drukkers uit de privé- sector of bij de door de Algemene Administratie van de Fiscaliteit erkende drukkers.