Heeft u goede voornemens voor uw bedrijf in het nieuwe jaar en staat het opschonen van uw archief hoog op die lijst? Is uw archiefkast tot de rand gevuld met documenten en voelt u de drang om komaf te maken met deze symbolische vloedgolf aan papieren? Voordat de papierversnipperaar aan het werk gaat, is het cruciaal om te weten welke documenten u absoluut moet behouden. Niemand wil immers die ene cruciale controle missen doordat het benodigde document per abuis is getransformeerd tot confetti.

Hier is een handige gids om uw onderneming te wapenen tegen geschillen door orde en netheid te herstellen in uw archiefkast.

Wat mag in uw archief blijven? 

Zowel de belastingdienst als de btw-administratie vereisen dat bepaalde documenten zorgvuldig worden bewaard. Dit omvat onder andere:

• De jaarrekening
• Facturen
• Grootboek
• Bankafschriften
• Inventaris
• Contracten (huurovereenkomsten, verzekeringsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, etc.)
• Bestelbonnen
• Leveringsbonnen
• Professionele agenda’s
• Briefwisseling en e-mails
• Aandelenregister
• Dossiers met betrekking tot analyses, programma’s en beheer van informaticasystemen voor uw boekhouding.

Hoe een net archief beheren? 

U heeft de keuze tussen papieren, digitale documenten, of een combinatie van beide. Belangrijk is dat uw digitale documenten toegankelijk blijven, vooral bij het gebruik van de cloud. Volgens de regelgeving moet de boekhouding in principe op de zetel van uw vennootschap worden bewaard. Digitale documenten mogen echter ‘in de cloud’ worden opgeslagen, mits er een gewaarborgde online toegang in België is.

Bewaartermijnen voor uw documenten 

Voor btw documenten:

Voorheen moest u zowel voor de Belastingdienst als voor de btw-administratie al uw documenten bewaren tot het zevende jaar na het belastbaar tijdperk of boekjaar. Onlangs is deze bewaartermijn echter verlengd tot tien jaar (wet van 20.11.2022, BS 30.11.2022). Deze tienjarige bewaartermijn is van toepassing op boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en daarna. Als uw boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar, betekent dit dat u documenten  vanaf 2022 10 jaar dient te bewaren(01.01.2022-31.12.2022). Voor de BTW is dat voor de facturen die opeisbaar zijn vanaf 01.01.2023. Voor boekjaren verbonden met aanslagjaar 2022 of eerder blijft de bewaartermijn dus nog steeds zeven jaar.

Uitzonderingen

Er zijn drie uitzonderingen op de algemene regel inzake de bewaartermijnen. In deze gevallen dienen de documenten langer bewaard te worden dan zeven of tien jaar:

1. Documenten met betrekking tot onroerende goederen moeten vijftien jaar bewaard worden. In het geval van verhuur met BTW dienen de documenten zelfs vijventwintig jaar te worden bewaard. Dit komt doordat de afgetrokken btw op onroerende goederen gedurende vijftien jaar, en sinds 1 januari 2019 zelfs vijfentwintig jaar later, herzien kan worden.
2. U dient investeringsfacturen te bewaren tot zeven of tien jaar na het jaar van de laatste afschrijving.
3. Als u in een aangifte een fiscaal overgedragen verlies in mindering brengt, dient u de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed te bewaren zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek neemt nog gecontroleerd kan worden, ongeacht hoe lang geleden dat jaar was.

Over het algemeen begint de bewaartermijn van zeven of tien jaar op de eerste dag van het boekjaar na afsluiting van de boekhouding of opstelling van de documenten. Er zijn echter twee uitzonderingen op deze regel.

Voor documenten met betrekking tot uw informaticasystemen begint de termijn pas op de eerste dag van het boekjaar na het laatste gebruik van die systemen te lopen. Voor de zogenaamde “tabel van de bedrijfsmiddelen” begint de termijn te tellen vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijn van vijf, vijftien of vijfentwintig jaar (art. 11, §5 KB/Btw nr. 3).

Wat kunt u in 2024 wegdoen? 

U kunt de facturen van investeringen die voor het laatst zijn afgeschreven in 2016 weggooien. De boekhouding van een jaar met verlies mag  u pas verwijderen wanneer het jaar waarin u het verlies in aftrek brengt niet meer gecontroleerd kan worden. Gooi niets weg van jaren waarvoor u nog een lopend bezwaar heeft. Verder kunt u alles van vóór 2017 veilig weggooien.

Samengevat

Het opruimen van uw archief kan een tijdrovende klus zijn, maar is essentieel om uw bedrijfsdocumenten op orde te houden en te voldoen aan de wettelijke vereisten. Door de juiste documenten te bewaren en de bewaartermijnen in acht te nemen, kunt u zich voorbereiden op eventuele controles en uw onderneming beschermen. Neem dus zeker voldoende tijd om uw archief op te schonen en te organiseren, zodat u uw focus kunt leggen op de groei en ontwikkeling van uw onderneming.

Heeft u verder nog vragen over uw bedrijfsdocumenten? REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen over dit onderwerp. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!