Na de feestelijke kerstperiode en het daaropvolgende verlof kampen veel ondernemers met een overvloed aan e-mails die hun inbox overspoelen. Het aanpakken van deze berg berichten kan een uitdaging zijn, maar een doordachte aanpak kan helpen om de mailbox overzichtelijk te houden. Hier zijn enkele waardevolle tips die specifiek gericht zijn op ondernemers zoals u.

Hanteer de OHIO-methode

Begin de dag met de OHIO-methode, wat staat voor “Only Handle It Once”. Neem direct een beslissing over elke ontvangen e-mail: (1) verwijderen, (2) archiveren, (3) direct handelen, (4) delegeren, of (5) plannen. Door deze methode toe te passen, minimaliseer je het risico op een overvolle inbox en zorg je voor een snelle en efficiënte afhandeling van e-mails.

Concreet betekent dit dat wanneer je vaststelt dat een e-mail niet langer relevant is, is het raadzaam om deze onmiddellijk te verwijderen door te kiezen voor de “weggooien”-optie. Als je besluit een e-mail te archiveren, betekent dit dat de betreffende e-mail is afgehandeld, maar dat er mogelijk nog nuttige informatie in staat die je later nodig kunt hebben. Een e-mail die je binnen vijf minuten kunt afhandelen, is het beste om direct te beantwoorden, zodat je het snel kunt afsluiten en voorkomt dat deze “simpele” e-mail wordt vergeten. Als je vaststelt dat de e-mail niet door jou beantwoord moet worden vanwege een gebrek aan kennis over het onderwerp, is het verstandig om de e-mail onmiddellijk door te delegeren naar de juiste collega of persoon. Op deze manier krijgt de afzender zo snel mogelijk een reactie en voorkom je dat de e-mail uit het oog wordt verloren. Tot slot zijn er e-mails die aanzienlijke tijd zullen vergen. Het beantwoorden van deze e-mails is het beste in te plannen in je agenda. Vergeet niet om, als er in de e-mail een vergadering of afspraak wordt voorgesteld, deze direct in je agenda te noteren. Pas je deze methode consequent toe? Dan kunnen er geen mails meer door de mazen van het net glippen!

Gebruik aparte mailadressen

Dit lijkt evident, maar is het niet. Je beschikt mogelijk slechts over één mailadres, of vermeldt uit gemak in winkels en op andere plekken steeds hetzelfde (werk) mailadres. Je denkt misschien dat het eenvoudiger is als al je mails op één adres aankomen. Op die manier hoop je geen enkele belangrijke, niet werk gerelateerde mail te missen. Echter, na enkele maanden zul je merken dat de overvloed aan mails die binnenkomen in je mailbox ertoe leidt dat je het overzicht volledig verliest. Hierdoor dreig je zowel belangrijke werk gerelateerde als niet-werk gerelateerde mails over het hoofd te zien. Zorg er daarom voor dat je een e-mailadres voor privézaken en een e-mailadres voor je werk hebt. Het zorgt bovendien voor een vermindering van stress als privé en werk in zekere zin gescheiden worden. Zorg er daarnaast ook voor dat je regelmatig onbelangrijke mails verwijderd.

Structureer je mailbox

De huidige mailprogramma’s die geschikt zijn om in een bedrijfscontext te gebruiken, bevatten talloze functies die de gebruiker toelaten om zijn mailbox te structureren. In de eerste plaats kan het nuttig zijn je mails te archiveren. Nadat je de mail gelezen hebt en het nodige gedaan, plaats je deze best in het archief. Op die manier kun je de mail nog terugvinden, maar voorkom je een overvolle, onoverzichtelijke mailbox. Ook kun je bepaalde adressen “negeren”. Wanneer je telkens opnieuw mails krijgt die voor jou niet interessant zijn, van een welbepaald mailadres, dan kun je ervoor kiezen dit adres te negeren. Al de mails die je van dit adres ontvangt zullen hierna automatisch verwijderd worden. Tot slot is het ook zeker nuttig om mappen te maken. Zo kun je zelf bepaalde mails groeperen. Het is hierbij aanvullend mogelijk om “regels” toe te voegen (toch zeker indien je outlook gebruikt). Wanneer je een regel invoert, kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om de mails van een bepaald adres naar een bepaalde map te verplaatsen.

Beperk je mailverkeer

Voorkomen is echter nog steeds beter dan genezen. Probeer het aantal e-mails te minimaliseren door na te denken over de effectiviteit van e-mail als communicatiemiddel. Overweeg alternatieven zoals telefoongesprekken voor snellere en efficiëntere communicatie. Formuleer je e-mails zorgvuldig en voorzie ze van alle benodigde informatie om onnodige heen-en-weer correspondentie te voorkomen.

Stel een vast tijdstip in voor e-mails

Hoewel het vaak veel tijd vergt en soms niet helemaal verband lijkt te hebben met het werk dat je doet, moet bijna iedereen die op een kantoor werkt dagelijks mails versturen en beantwoorden. Daarom voorzie je best een vast moment van de dag waarop je het merendeel van je mails beantwoordt. Uiteraard verschilt de mate waarin je bereikbaar moet zijn via mail van beroep tot beroep en is het aangewezen om voor jezelf een systeem op maat uit te werken.

Heeft u nog vragen over hoe u als ondernemer uw administratie nog efficiënter kan aanpakken? Aarzel zeker niet om onze experts te contacteren op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!