Sinds 1 januari 2010 zijn de voorwaarden om facturen elektronisch naar uw klanten te verzenden versoepeld. Sinds 1 januari 2013 wordt de elektronische factuur volledig gelijkgesteld met de papieren factuur.

Vroeger was het zo dat elektronische verzending van facturen enkel kon als u een beroep deed op een elektronische handtekening of op een elektronische uitwisseling van gegevens overeenkomstig EDI (Electronic Data Interchange). Elektronische verzending van facturen zonder één van deze twee systemen kon enkel mits toestemming van de BTW-administratie en van de klant in kwestie.

Sinds 1 januari 2010 zijn de meeste van deze voorwaarden weggevallen. Nu hoeft u enkel nog de toestemming van de klant in kwestie te hebben om hem een factuur elektronisch toe te sturen. Voor de rest bepaalt u zelf op welke wijze de authenticiteit en de integriteit van uw elektronische facturen verzekerd wordt. Is er hier geen zekerheid toe, dan zal de BTW-administratie de factuur niet aanvaarden.

In de regel zal de BTW-administratie een pdf-bestand (best nog eens extra beveiligd) beschouwen als een geldige elektronische factuur. Een factuur doorsturen als Word- of als Excelbestand is uiteraard minder veilig. Deze documenten zijn immers moeilijker beveiligbaar, zodat gegevens daarop gemakkelijk gewijzigd kunnen worden.

Vanaf 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen gelijk behandeld. Dat betekent dat vanaf dan factuurgegevens zowel op papier als via elektronische weg kunnen worden verstuurd en ontvangen.

Bron: Koninklijk besluit van 15 december 2009 tot wijziging van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde