Kwijting of décharge verlenen tijdens de jaarlijkse algemene vergadering is een gebruikelijke praktijk geworden binnen vennootschappen en VZW’s. Het lijkt een soort toverformule te zijn geworden. Maar wordt er nog voldoende nagedacht over wat dit precies inhoudt? Wat zijn de gevolgen van het al dan niet verlenen van kwijting? En hoe moet dit precies worden uitgevoerd? In dit artikel zullen we dieper ingaan op het proces van het verlenen en ontvangen van kwijting, waarbij we uw aandacht willen vestigen op de belangrijkheid ervan.

Wat houdt kwijting precies in?

Kwijting houdt in dat de bestuurder(s) niet langer verantwoordelijk kan worden gehouden voor hun taken als bestuurder gedurende dat boekjaar. Het vormt eigenlijk een bevestiging dat de bestuurders hun werk naar behoren hebben verricht en dat hen niets te verwijten valt. Of indien er toch een fout is gebeurd, veegt men er de spons over door de bestuurder(s) kwijting te geven.

De kwijting heeft betrekking op het voorbije boekjaar. Tijdens de jaarvergadering moet worden beoordeeld of er reden is om de betreffende persoon al dan niet kwijting te verlenen voor hun handelingen als bestuurder gedurende dat jaar. Deze kwijting kan ook worden verleend aan een bestuurder die sinds de vorige jaarvergadering ontslag heeft genomen.

Gevolgen van de kwijting?

Indien de algemene vergadering kwijting heeft verleend aan één of meer bestuurders, heeft dit tot gevolg dat de bestuurder of raad van bestuur niet meer aansprakelijk kan worden gesteld voor gewone bestuursfouten. Kwijting bevrijdt de bestuurders van aansprakelijkheid voor dergelijke fouten jegens de vennootschap (zoals het niet bijwonen van vergaderingen, het vergeten vernieuwen van een huurcontract, het nalaten een noodzakelijke verzekering af te sluiten, enz.). Met andere woorden, de vennootschap of VZW doet afstand van hun aansprakelijkheidsvordering tegen de bestuurder of raad van bestuur.

De kwijting geldt echter enkel tussen de betrokken partijen en heeft dus uitsluitend interne werking. De kwijting kan niet worden ingeroepen tegen derden zoals klanten, leveranciers, RSZ, administratieve autoriteiten, enz. Derden behouden dus de mogelijkheid om bestuurders persoonlijk aansprakelijk te stellen, zelfs indien kwijting is verleend door de algemene vergadering. Niettemin zal dit niet mogelijk zijn voor gewone bestuursfouten.

Hoe wordt kwijting gegeven?

Tijdens de komende jaarvergadering zal de goedkeuring van de jaarrekening en de vaststelling van de bestemming van het resultaat van boekjaar 2023 worden besproken. Daarnaast staat op de agenda het verlenen van kwijting aan de bestuurder(s).

Kwijting wordt verleend door de algemene vergadering, na het goedkeuren van de jaarrekening, waarbij de aandeelhouders aanwezig zijn of rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn. De bestuurder legt tijdens de algemene vergadering verantwoording af over zijn gevoerde beleid het afgelopen boekjaar. Het is dus van belang dat de ware toestand van de vennootschap of VZW niet wordt verborgen door een onjuiste opgave in de jaarrekening of door enige weglating.

De kwijting wordt gegeven met een gewone meerderheid van stemmen. Bijkomend is van essentieel belang om op te merken dat de kwijting alleen rechtsgeldig is wanneer de jaarvergadering volledig en correct is geïnformeerd. De algemene vergadering dient op de hoogte te zijn van de daadwerkelijke toestand van de rechtspersoon, hetzij via de jaarrekening of op andere wijze.

Maar wat als de aandeelhouder ook de bestuurder is? Dan kan de aandeelhouder beslissen over zijn eigen kwijting en valt dit niet onder de belangenconflict-regeling.

Is de kwijting een formaliteit die snel kan worden afgehandeld tijdens de vergadering? Dit is afhankelijk van de specifieke situatie. In het geval van een BV of een KMO is het belang van de kwijting doorgaans beperkter, gezien de aandeelhouders en bestuurders vaak dezelfde personen zijn of beperkt in aantal. Desalniettemin is het van belang dat u zich bewust bent van de gevolgen van het verlenen van kwijting aan een specifiek persoon.

Kwijting kan zowel collectief als individueel worden verleend, waarbij de aandeelhouders de keuze hebben. Het zorgt ervoor dat de bestuurder niet meer aansprakelijk kan worden gesteld voor normale bestuursfouten, noch voor schendingen van de statuten of het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Gevolgen indien er geen kwijting wordt verleend?

Indien er geen kwijting wordt verleend, blijft de bestuurder gedurende 5 jaar aansprakelijk voor zijn of haar handelingen als bestuurder. Wanneer de algemene vergadering besluit om geen kwijting te verlenen, dient zij dit te doen met gegronde redenen. Indien dit niet het geval is, kan de benadeelde bestuurder de rechtbank verzoeken om alsnog kwijting af te dwingen.

Heeft u nog meer vragen over het geven of krijgen van kwijting? Neem gerust contact op met onze experts voor deskundig advies op maat. Bel ons vandaag nog op het nummer +32 9 223 31 54 of stuur een e-mail naar studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!