Bent u klaar om afscheid te nemen van papieren rompslomp en over te stappen naar een gestroomlijnde wereld van elektronische facturatie? Met de naderende deadline van 1 januari 2026 in zicht, staat elke onderneming voor de uitdaging om de transitie naar digitaal factureren te omarmen. Hoewel de verplichte deadline nog veraf klinkt, is het raadzaam om er nu al over na te denken.

Minister van Financiën Vincent van Peteghem (CD&V) heeft besloten dat vanaf 1 januari 2026 alle ondernemingen die facturatie naar andere bedrijven verrichten, verplicht zijn dit op elektronische wijze te moeten doen, met behulp van een speciaal gecodeerde e-factuur. Deze verplichting is niet van toepassing op facturatie gericht aan particulieren.  Deze maatregel is bedoeld om de btw-kloof te verkleinen, het verschil tussen verwachte btw-inkomsten voor de overheid en daadwerkelijk ontvangen bedragen, en zal tevens zorgen voor een vereenvoudiging van de administratieve processen voor ondernemingen.

Een e-invoice betreft een elektronische factuur die wordt overgebracht via een gecodeerd bestand. Het is van essentieel belang om te onderscheiden dat een elektronische factuur niet gelijkstaat aan een digitale factuur. De praktijk waarbij een PDF-bestand per e-mail wordt verstuurd, vormt weliswaar een digitale factuur, maar voldoet niet aan de nieuwe wettelijke vereisten voor een elektronische factuur. Door gebruik te maken van gespecialiseerde softwaresystemen wordt het mogelijk gemaakt om facturen automatisch te verzenden naar andere bedrijven, waarbij deze automatisch worden ontvangen en verwerkt.

Momenteel worden veel facturen nog op papier of via PDF verstuurd. Deze dienen vervolgens handmatig in het boekhoudpakket te worden ingevoerd. Bij elektronische facturen hoeft u enkel op de knop te drukken om de betaling te initialiseren, ook het inboeken van de factuur verloopt automatisch.

De implementatie van e-invoicing belooft op termijn aanzienlijke vereenvoudigingen in het administratieve proces van een onderneming met zich mee te brengen. Door de automatische verwerking zouden fouten bij de verwerking vermeden kunnen worden en zou de verwerking op een snelle en efficiënte manier kunnen verlopen. Hoewel innovatie doorgaans gepaard gaat met substantiële kosten, wijzen studies uit dat de uitgaven verbonden aan niet-elektronische facturatie aanzienlijk oplopen voor een onderneming. Hierbij kan gedacht worden aan de tijdsinvestering die gepaard gaat met het verzenden, ontvangen en verwerken van papieren facturen.

Indien u zich afvraagt hoe de implementatie van e-invoicing binnen uw onderneming te realiseren, bevindt u zich in goed gezelschap, aangezien ongeveer 75% van de ondernemingen nog geen duidelijk beeld heeft van de te nemen stappen. Er bestaan diverse softwarepakketten en webapplicaties voor elektronische facturatie, waarvan sommige zelfs nagenoeg kosteloos zijn. De kosten variëren op basis van uw specifieke behoeften en het gewenste niveau van functionaliteit. Voor kleine ondernemingen bestaat bijvoorbeeld de mogelijkheid om te kiezen voor een applicatie waarmee zij al hun uitgaande en inkomende facturen kunnen verwerken, en zelfs rechtstreeks betalingen kunnen verrichten.

Teneinde tegemoet te komen aan de kosten, heeft de wetgever een fiscale stimulans geïntroduceerd ten behoeve van zelfstandigen en kleine ondernemingen. Momenteel zijn kosten gerelateerd aan e-invoicing softwarepakketten en het bijhorend advies voor 120% aftrekbaar. Deze regeling biedt aanzienlijke financiële ondersteuning bij de implementatie van de verplichting tot elektronische facturatie. Het verhoogde aftrekpercentage is van toepassing op kosten en is niet van toepassing op afschrijvingen. Voor kosten die wel geactiveerd worden, voorziet de wet in een investeringsaftrek van 20%. In de praktijk betekent dit dat de financiële middelen die u investeert om over te stappen op elektronische facturatie, ongeacht of deze als kosten of digitale vaste activa in uw boekhouding worden opgenomen, gelijk worden behandeld.

De verhoogde kostenaftrek is van kracht met ingang van 1 januari 2024 en kan benut worden tot 1 januari 2028.

Benieuwd naar meer fiscale updates en praktische tips en wenst u de verdere ontwikkeling over e-invoicing op de voet te volgen? REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen over dit onderwerp. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!