Wanneer uw vennootschap nog in de opstartfase verkeert en de inkomsten beperkt zijn, kan het voorkomen dat u af en toe via uw persoonlijk vermogen kosten voorschiet die eigenlijk ten laste van uw vennootschap komen. Hoe zorgt u ervoor dat deze kosten correct worden terugbetaald? In dit artikel bekijken we twee effectieve methoden.

Via onkostenvergoeding

Een eerste optie is om de kosten onmiddellijk terug te laten storten door uw vennootschap aan uw privérekening. Op deze manier behoudt u het overzicht en vermijd u heel wat puzzelwerk achteraf.

Deze methode van terugbetaling vormt voor uw vennootschap een aftrekbare kost, terwijl u persoonlijk niet belast wordt. Het is niet noodzakelijk dat de factuur op naam van uw vennootschap staat; zelfs als u een factuur of betaalbewijs ontvangt op uw privénaam, kan de kost worden terugbetaald. Het is wel belangrijk dat het niet gaat om puur persoonlijke kosten, aangezien deze niet aftrekbaar zijn voor uw vennootschap.

TIP: Houd er rekening mee dat u voor concrete terugbetalingen altijd een bewijsstuk moet bijhouden.

Via rekening-courant (RC)

Bij een startende onderneming kunnen de inkomsten, zeker in het prille begin, echter een struikelblok zijn om de kosten meteen terug te betalen. Indien uw vennootschap pas na enige tijd inkomsten genereerd, of wanneer deze zeer wisselvallig zijn, zal het niet mogelijk zijn om aanzienlijke kosten meteen terug te betalen via een onkostenvergoeding. In die situatie steekt u als bedrijfsleider de vennootschap wel eens geld toe om liquiditeitsproblemen het hoofd te bieden. In dat geval kunt u er voor kiezen om deze bedragen even te ‘parkeren’ op de rekening-courant. Hierdoor verstrekt u als bedrijfsleider in feite een lening aan uw vennootschap zonder dat hier een specifieke termijn aan vasthangt. Het grote voordeel hierbij is dat de vennootschap de kosten kan terugbetalen wanneer zij over de nodige cashflow beschikt!

Deze methode laat ook toe om fiscaal te optimaliseren. Het is namelijk toegelaten dat u een rente op het tegoed van uw rekening-courant laat betalen door uw vennootschap. Deze rentelasten zijn fiscaal aftrekbaar voor de vennootschap, waarbij er 30% roerende voorheffing wordt ingehouden. U hoeft deze rente niet meer aan te geven in uw privéaangifte.

Let op! Vergeet niet dat de wet bepaalt welk interestpercentage op een RC-lening als marktconform wordt beschouwd. Voor 2024 is dat vastgesteld op 8,02%. Overschrijdt u dit percentage, dan wordt het overschot als (niet-aftrekbaar) dividend geherkwalificeerd en wordt u hierop zwaar belast.

Ficheplicht

Ongeacht de methode die u kiest, moet uw vennootschap elke terugbetaling van kosten op een fiscale fiche (fiche 281.20) vermelden, inclusief het werkelijk terugbetaalde bedrag. Deze verplichting geldt zelfs als het gaat om een forfaitaire onkostenvergoeding. Enkel wanneer het verantwoordingsstuk van de uitgave, normaal gesproken een factuur, op naam van uw BV staat en u zich beperkt tot het voorschieten van de betaling, dient er geen fiscale fiche te worden opgemaakt voor de terugbetaling van de kosten.

Heeft u nog verdere vragen over het starten van een onderneming? REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen over dit onderwerp. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!