Vrijwilligers kunnen nooit betaald worden voor hun prestaties. Dit neemt niet weg dat ze vergoed kunnen worden voor de kosten die ze maken, door middel van een onkostenvergoeding.

Er wordt meestal gebruik gemaakt van een forfaitaire onkostenvergoeding. In een circulaire van 5 maart 1999 werd aangegeven dat deze forfaitaire onkostenvergoeding geacht wordt de werkelijke kosten te dekken. De onkostenvergoeding wordt met andere woorden niet aanzien als een inkomst. Als gevolg hiervan zijn deze vergoedingen, binnen bepaalde grenzen, belastingvrij, moeten er geen fiscale fiches voor worden opgesteld en moeten er geen bijdragen voor sociale zekerheid op betaald worden. De grenzen voor deze forfetaire vergoeding zijn wettelijk bepaald en worden elk jaar geïndexeerd. Voor 2013 bedragen de maxima voor de forfaitaire kostenvergoedingen € 32,71 per dag en € 1 308,38per jaar. De toekenning van een forfaitaire onkostenvergoeding is erg ingeburgerd in het vrijwilligerscircuit, maar niet verplicht! Het is aan de organisatie om te bepalen of ze al dan niet een vergoedingen uitbetalen.

Naast de forfaitaire onkostenvergoeding kan men ook gebruik maken van een variabele of reële kostenvergoeding. In principe zijn deze onbegrensd, maar buitensporige bedragen zullen uiteraard verworpen worden. De twee kostenvergoedingssystemen mogen niet samen gebruikt worden, in hoofde van één vrijwilliger, per kalenderjaar. Dit met de uitzondering dat men naast een forfaitaire kostenvergoeding ook een terugbetaling van vervoerskosten (maximum 2.000 km’s per jaar) mag ontvangen. Per kilometer afgelegd met de wagen mag er een bedrag van € 0,3461 per kilometer (voor de periode van 1 juli 2013 – 30 juni 2014) worden terugbetaald. Per fiets bedraagt deze vergoeding € 0,20 per kilometer. De kosten van het openbaar vervoer mogen volledig worden terugbetaald, zolang dit bedrag niet hoger is dan het bedrag dat zou worden terugbetaald indien de vrijwilliger pet auto zou komen.

De vrijwilliger moet zelf controleren of beide systemen niet gemengd worden en of de maxima gerespecteerd worden. Het kan immers gebeuren dat de vrijwilliger bij meer dan één organisatie vergoedingen ontvangt, waardoor de organisaties niet verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor het overschrijden van de maxima. Wanneer de maxima niet gerespecteerd worden kan de vrijwilliger zijn statuut als “vrijwilliger” verliezen, met alle gevolgen van dien. Merkt men tijdens het boekjaar op dat de maxima overtreden zijn, dan mag dit, zonder verdere gevolgen, gecorrigeerd worden door het te veel betaalde deel terug te storten aan de betrokken organisatie(s).