Vraagt uw werkgever u om een verslag te schrijven, dan moet hij u hiervoor een computer ter beschikking stellen. Dit is logisch, immers anders kan u uw werk niet naar behoren uitvoeren. Diezelfde logica wordt toegepast op het ter beschikking stellen van vervoersmiddelen. Moet u voor uw werk een klant bezoeken of een opleiding buitenshuis bijwonen dan is uw werkgever verplicht u hiervoor een vervoersmiddel ter beschikking te stellen.

Moet u dus een klant gaan bezoeken dan is het uw goed recht om te weigeren om uw eigen wagen te gebruiken. Uw werkgever kan u immers niet verplichten uw eigen wagen te gebruiken voor de verplaatsingen die u moet doen ter uitvoering van uw taken. Hou er hier echter rekening mee dat het hier moet gaan om verplaatsingen die u doet ter uitvoering van uw taken. Uw verplaatsing tussen uw woonplaats en de werkplaats valt niet onder deze regeling en wordt beschouwd als een privé-verplaatsing. De kosten die hiermee verbonden zijn, worden bijgevolg beschouwd als kosten eigen aan de werknemer.

Beschikt uw werkgever niet over een voertuig dat hij ter beschikking kan stellen en beslist u om de voorkeur te geven aan uw eigen wagen in plaats van bijvoorbeeld de bus, dan moet hiervoor een schriftelijk akkoord aangegaan worden in verband met het professioneel gebruik van uw privévoertuig. Dit akkoord zal onder andere vermelding moeten maken van de vergoeding die voorzien zal worden voor de beroepsverplaatsingen.

Bij de bepaling van deze vergoeding moet men er rekening mee houden dat deze vergoeding best niet hoger is dan de werkelijke kosten. Het deel dat hoger is dan de werkelijke kosten zou de fiscus immers kunnen beschouwen als (belastbaar!) loon. Dit betekent dat u sociale zekerheidsbijdragen zal moeten betalen op dit deel, wat samen met de belasting die geheven zal worden op dit ‘loon’ verre van fiscaal optimaal is! Het bedrag voor het professioneel gebruik van een privévoertuig wordt elk jaar op 1 juli geïndexeerd. De kilometervergoeding vanaf 1 juli 2013 bedraagt € 0,3461 en is geldig tot en met 30 juni 2014[1].