Kerkstraat 106 9050 Gentbrugge
info@refibo.be
+32 9 223 31 54
ma-vr: 9:00-13:00, 13:30-17:00

Wat te doen wanneer u een (vermoedelijk) verkeerde factuur ontvangt?

Wat te doen wanneer u een (vermoedelijk) verkeerde factuur ontvangt?

  • On 15/03/2011

Foutieve facturen komen geregeld voor! Heeft u het vermoeden dat een factuur niet klopt aarzel dan niet om deze onmiddellijk te protesteren. In principe bestaat er geen wettelijke termijn, al is het natuurlijk logisch dat u overtuigender zal overkomen wanneer u binnen een redelijke termijn reageert.

Het kan zijn dat u slechts een gedeelte van het gefactureerde bedrag betwist, wees hier dan ook duidelijk in. Het gedeelte van de factuur waarmee u akkoord gaat, betaalt u dan best ook zo snel mogelijk. Voor het deel van de factuur waarmee u niet akkoord gaat, neemt u best telefonisch contact op met uw leverancier. Indien het gaat om fout die onmiddellijk kan gecorrigeerd worden (een simpele rekenfout bijvoorbeeld), kan de factuur misschien nog aangepast worden vooraleer deze definitief in de boekhouding geboekt wordt. Op deze manier kan u bijkomende administratieve kosten vermijden.

Naast het telefonisch akkoord, is het aangeraden de factuur ook schriftelijk te protesteren. Hieromtrent bestaan geen specifieke vormvereisten, maar het is uiteraard aangewezen om dit te doen via een aangetekende brief. In de brief legt u vervolgens uit waarom u de factuur betwist: omdat het bedrag bijvoorbeeld niet overeenstemt met het overgekomen bedrag, omdat het verkeerde btw-tarief is toegepast enzovoort. Deze verklaring kan er later, bij een eventueel proces bijvoorbeeld, voor zorgen dat u kan bewijzen dat u niet zomaar weigert te betalen. Vermeld in de brief uiteraard ook de nodige identificatiegegevens zoals het klantennummer en het factuurnummer.

Zelfs wanneer de leverancier erkent dat het factuurbedrag niet klopt, kan het gebeuren dat men u vraagt om de factuur toch volledig te betalen. Hierbij zal men dan beloven het teveel betaalde bedrag in mindering te brengen van de volgende factuur. Om latere problemen te vermijden is het aangeraden om een schriftelijk bewijs te hebben van deze belofte. Gebeurde de belofte telefonisch, stuur dan na het telefoongesprek een mail met de overeengekomen afspraken en vraag dat deze afspraken schriftelijk bevestigd worden.