Iedere belastingplichtige moet volgens artikel 14,§1 btw-KB nr. 1 “een aan de omvang van hun activiteit aangepaste boekhouding voeren om de belasting over de toegevoegde waarde te kunnen toepassen en controleren”. Dit betekent dat een boekhouding zo moet worden opgesteld dat ze een samenhangend, nauwkeurig geheel vormt en opgebouwd is rond voldoende elementen die het mogelijk maken na te gaan of de gegevens zoals vermeld in de boekhouding, met de werkelijkheid overeenstemmen. Wanneer er discussie ontstaat omtrent de controleerbaarheid moet nagegaan worden of de tekortkomingen voldoende zwaar zijn om de volledige boekhouding te verwerpen.

Concreet wordt er in de wetgeving weinig uitleg gegeven over hoe specifieke situaties verwerkt moeten worden in de boekhouding. Eén van de zaken die wel vermeld wordt, is hoe dagontvangsten verwerkt moeten worden. Zo zegt de wet dat het totale bedrag van de dagontvangsten van dag tot dag ingeschreven moet worden in het dagboek van ontvangsten. Daarnaast is een afzonderlijke inschrijving, met vermelding van de aard van de verkochte goederen noodzakelijk voor de ontvangsten die voortkomen van de levering van goederen waarvan de prijs meer bedraagt dan € 250, inclusief btw. Wanneer de verantwoordingsstukken, naast de ontvangsten, ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden is een afzonderlijke inschrijving echter niet noodzakelijk.

Een veel gemaakte opmerking van de fiscus is het feit dat de boekhouding gehouden wordt op niet-genummerde losse bladen. Echter aangezien de wettekst niet verplicht om een boekhouding te voeren op genummerde bladeren, kan de boekhouding in principe hiervoor niet verworpen worden. Het is namelijk de inhoud van de boekhouding die primeert op de vorm waarin de boekhouding gehouden wordt. Inhoudelijke zaken die de controleerbaarheid van de boekhouding belemmeren zullen met andere woorden veel zwaarder doorwegen.

In een recente rechtspraak sprak het Hof van Beroep zich uit ook uit over enkele meer specifieke gevallen. Zo bestond er dit geval discussie omtrent de vraag hoe klantenkaarten en de hiermee verbonden kortingen moeten geregistreerd worden in de boekhouding. De aankopen die gebeurden met de klantenkaart werden enkel verbonden met een jaartal en niet met een specifieke datum. Volgens het Hof vormde dit op zich echter niet zo’n groot probleem. Een probleem was wel dat wanneer er kortingen werden toegestaan er ook geen datum werd bijgehouden van het moment waarop de korting gegeven werd. Het Hof stelde dat dit niet correct was aangezien het moment van de korting van belang is voor het bepalen van de datum en de eisbaarheid van de btw.

Ook wat betreft het geven van kortingen tijdens soldenperiodes deed het Hof van Beroep te Antwerpen een uitspraak. Zo oordeelde het Hof dat louter de ontvangen prijs noteren, zonder melding van de korting, een degelijke controle van de boekhouding in de weg staat. Eerdere vonnissen gaven bovendien al aan dat het ontbreken van een regelmatig bijgehouden inventaris de bewijskracht van een boekhouding in de weg staat. Het ontbreken van telbanden van een kasregister doet geen afbreuk aan de bewijskracht van de boekhouding. Hoe dan ook de controleerbaarheid van een boekhouding moet steeds geval per geval beoordeeld worden. Bovenstaande zaken gelden dan ook louter als richtlijn. Bij twijfel blijft de beste raad dan ook: “beter iets te veel bijhouden dan te weinig”.