Om te bepalen welke kostenvergoeding vrijgesteld blijft van RSZ en belastingen, kan de werkgever zich baseren op de vergoedingen welke ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken ontvangen voor buitenlandse dienstreizen. Welke bedrag zijn dit voor 2013?

De Belgische fiscus aanvaardt dat bedrijven de kosten van hun werknemers in het buitenland forfaitair terugbetalen. Die terugbetaling moet wel redelijk zijn. Om dat te achterhalen, kunnen werkgevers zich baseren op de bedragen die de Belgische staat zelf terugbetaalt aan haar ambtenaren. Een aangepaste lijst verscheen op 6 mei 2013 in het Staatsblad. Voor een logement in New York betaalt de Belgische staat per dag maximaal 294 euro terug, bovenop een dagelijkse vergoeding van 105 euro. Die laatste vergoeding dekt geen huisvestings- en verplaatsingskosten.

Om te bepalen welke kostenvergoeding vrijgesteld blijft van RSZ en belastingen, kan de werkgever zich baseren op de vergoedingen welke ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken ontvangen voor buitenlandse dienstreizen. Deze vergoedingen vindt men terug in een landenlijst, waarin een onderscheid gemaakt wordt tussen het prijsniveau in de hoofdstad, in de andere belangrijke steden en in de rest van ieder land. Indien er meerdere plaatsen op één dag worden aangedaan, bepaalt de stad van overnachting het tarief voor de volgende dag.

De dagelijkse forfaitaire vergoedingen, zoals vermeld in de landenlijst, kunnen zonder meer betaald worden aan de werknemer als compensatie voor de uitgaven in het buitenland. Zonder deze uitgaven te moeten bewijzen, zullen deze vergoedingen niet onderworpen worden aan RSZ of belastingen.

Anders vergaat het de vergoedingen bepaald voor de logementskosten. De opgemaakte tabel bevat hieromtrent enkel maximale richtprijzen, vooral van intern belang voor de FOD Buitenlandse Zaken. De opgetekende bedragen zijn derhalve niet zonder meer vrijgesteld van lasten. Om de vrijstelling te kunnen genieten moeten derhalve bewijsstukken aangebracht worden, zoals hotelfacturen.

De nieuwe tabellen traden met retroactieve kracht in werking vanaf 1 april 2013. Kosten die vanaf die datum gemaakt zijn tijdens buitenlandse dienstreizen, kunnen door de werkgever vergoed worden aan de hand van de nieuwe tabellen.

De tabellen of de bedragen geldig in een of meerdere landen kunnen steeds opgevraagd worden bij uw Sociaal Bureau.