Belastingvrije vergoedingen voor reis-, vervoer en verblijfskosten

Bent u als bedrijfsleider regelmatig op de baan? Dienen uw werknemers soms te overnachten? Kunnen deze kosten worden vergoed? En met welke maximale bedragen en spelregels dient u rekening te houden om dit belastingvrij uit te keren zonder al te veel paperassen? Wat is de impact tussen het verschil qua forfaits die de fiscus dan wel de RSZ hanteert?

Reis-, verblijf- en vervoerskosten.

Een bedrijfsleider of werknemer die zich moet verplaatsen in het kader van de uitoefening van zijn functie, maakt vanzelfsprekend kosten. Hiervoor kan hij aanspraak maken op een terugbetaling van deze kosten eigen aan de vennootschap/werkgever. Er dient een onderscheid te worden gemaakt voor kosten gemaakt voor dienstreizen in het binnen- en buitenland, al dan niet met overnachting, vervoerskosten, etc.

Forfaitaire bedragen.

De volledige vergoeding betaalt door de vennootschap/werkgever blijft belastingvrij en/of vrijgesteld van sociale bijdragen op voorwaarde dat de spelregels correct worden gehanteerd. De vergoeding wordt doorgaans forfaitair bepaald. Dit betekent dat een vast bedrag uitbetaald wordt zonder dat de daadwerkelijke kosten moeten worden bewezen. Een administratieve eenvoudige werkwijze dus tegenover het bewijs leveren van de reële kosten.

Let op!

De kosten zelf, die forfaitair worden terugbetaald, moeten niet worden bewezen. De bonnetjes/bewijsstukken zelf bijhouden is dus niet noodzakelijk maar kan wel aangewezen zijn (bv. per maand/kwartaal verzamelen in een envelop). Desondanks moet het wel aangetoond worden dat de bedrijfsleider/werknemer aanspraak kan maken op de terugbetaling van deze forfaitaire kosten.

Norm.

Deze forfaitaire vergoedingen zijn gebaseerd op “ernstige normen”. De fiscus/RSZ bepaalt dat dit het geval is als de onkostenvergoeding overeenstemt met wat de overheid aan haar ambtenaren betaalt.

Verschillend.

De forfaitaire bedragen en voorwaarden die de fiscus dan wel de RSZ hanteert zijn verschillend.

De forfaits die de fiscus hanteert zijn doorgaans hoger dan wat de RSZ vooropstelt. Wanner het forfait van de fiscus wordt toegepast dan zullen hier geen belastingen op verschuldigd zijn, doch wel sociale bijdragen. In het geval dat anderzijds de (lagere) RSZ-forfait wordt gebruikt dan zal deze terugbetaling van kosten noch onderworpen zijn aan belastingen noch aan sociale bijdragen.

Toch meer? 

Het terugbetalen van de effectieve kosten is toegelaten, maar dan zijn er wel bewijzen van de reële kosten nodig.

Tip.

Een efficiënte (digitale) & tijdige administratie hiervan is dus een essentieel.

Gebruik eigen voertuig. 

Wanneer door de bedrijfsleider/werknemer gereisd wordt met een eigen voertuig, kunnen de kosten forfaitair worden terugbetaald op basis van een forfaitaire kilometervergoeding.

Tot juli 2022 is het bedrag van de kilometervergoeding voor wagens vastgesteld op € 0,3707 per kilometer. Dit forfait wordt zowel door de fiscus als door de RSZ gehanteerd.

40 dagen-regel.

Noteer evenwel dat ook de “40-dagenregel” in acht worden genomen. De verplaatsingen van huis naar een klant zijn beroepsverplaatsingen. Maar zodra een bedrijfsleider/werknemer meer dan 40 dagen bij eenzelfde klant, én op dezelfde locatie actief is, wordt deze locatie (van de klant) gekwalificeerd als een ‘vaste plaats van tewerkstelling’. Met als resultaat dat deze verplaatsing dan beschouwd wordt als woon-werkverkeer, in dit geval gaat het om een kost eigen aan de werknemer, waarvoor deze kostenvergoeding niet kan gelden.

Maaltijdvergoeding voor het werken op verplaatsing in België. 

Als een bedrijfsleider/werknemer zich in België verplaatst in het kader van de uitoefening van zijn functie, dan kan hiervoor een forfaitaire dagvergoeding worden toegekend.

Fiscaal.

De cumulatieve voorwaarden, vanuit fiscaal oogpunt, dienen wel gerespecteerd te worden:

• Een minimale verplaatsing van 6 uren;
• De maaltijd mag niet door de vennootschap/werkgever of een derde worden vergoed of via een ander voordeel worden gedekt. (bv. bedrijfsrestaurant, gratis maaltijd aangeboden door de klant);
• De verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken (bv. maaltijdcheque).

Concreet kan de bedrijfsleider/werknemer een belastingvrije onkostenvergoeding ontvangen van € 18,47/dag (vanaf 1 april 2022). In deze vergoeding is de kost van een maaltijd inbegrepen.

Aantal dagen.

De duur van de dienstreis wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd.

Sociaal.

De RSZ splitst deze vergoeding uit in 2 soorten forfaits evenwel met een lagere duurtijd dan de fiscus. Dit in enerzijds een maaltijdvergoeding en anderzijds een baanvergoeding.

Wanneer de bedrijfsleider/werknemer niet anders kan dan de maaltijd te nuttigen buitenhuis en minstens 4 uur op de baan is, kan er een forfaitaire vergoeding toegepast worden, dit van 7,00 euro/dag voor de maaltijd. Tevens kan er ook een forfait van 10,00 euro/dag worden toegekend als er geen gebruik kan worden gemaakt van faciliteiten zoals sanitaire ruimtes en refter, de zogenaamde baanvergoeding.

Dit zijn de maximale forfaits om niet onderworpen te zijn aan sociale bijdragen. De andere voorwaarden die de fiscus toepast, zijn ook hierop van toepassing.

Tip.

Hou zeker een overzicht bij voor welke dag en verplaatsingstijd de vergoeding werd toegekend. De timesheets kunnen hiervoor een instrument zijn.

Regelmatig op dienstreis. 

In het geval dat de functie van de bedrijfsleider/werknemer vereist dat er regelmatig prestaties buiten de maatschappelijke zetel worden verricht, kan hiervoor een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend. In dit geval gelden geen vereisten over de minimumduur en afstand. Let op, de maandelijkse forfaitaire vergoeding mag nooit hoger liggen dan 16 maal de dagelijkse forfaitaire vergoeding bij fulltime tewerkstelling.

Dit impliceert dat de onkostenvergoeding het bedrag van 295,52 euro/maand niet mag overschrijden (vanaf 1 april 2022). Deze toepassing is enkel mogelijk qua fiscale forfait.

Vermindering met maaltijdcheques. 

Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

Aanvullende verblijfskosten in België. 

Wanneer een bedrijfsleider/werknemer in België buiten zijn woonplaats moet logeren, kan een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten worden toegekend. Dit kan worden toegekend onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

• De vennootschap/werkgever of een derde staat niet in voor de kosten;
• De verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

Wanneer aan de dienstreis een overnachting is gekoppeld kan de bedrijfsleider/werknemer een forfaitaire vergoeding toekennen van € 138,57 per nacht (vanaf 1 april 2022).

De fiscale “dagvergoeding” van € 18,47 kan daar nog bovenop komen. 

Let op! 

Uiteraard kan de vennootschap/werkgever niet de hotelkosten betalen wanneer hij ook een vergoeding uitkeert voor de huisvestingkosten.

Sociaal.

Het forfait voor de RSZ ligt aanzienlijk lager voor een overnachting, zijnde 35,00 euro/nacht. Dit dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt. Er kan dus in principe niet bijkomende maaltijdvergoeding worden toegekend.

Toch reële kosten.

Gezien de laagte van dit forfaitair bedrag tegenover de realiteit kan het voor de kosten qua overnachting toch aangewezen zijn om de reële kosten te bewijzen, met de bijkomende administratie van dien.

Verschil bedrijfsleiders/werknemers en zelfstandigen. 

De forfaitaire toegelichte vergoedingen, gelden enkel voor bedrijfsleiders/werknemers en niet voor zelfstandigen die ‘winst of baten’ behalen. Zelfstandigen (eenmanszaken) die in het kader van hun beroepswerkzaamheid gelijkaardige kosten zouden maken, moeten in dit geval de echtheid en het bedrag van de gemaakte kosten verantwoorden door middel van bewijsstukken of gebruik maken van het algemeen forfait van kosten op de totaliteit van hun winst (omzet – sociale bijdragen zelfstandigen).

Hogere bedragen toekennen?

In de mate dat de toegekende vergoedingen forfaitaire maximumbedragen overschrijden, vormen zij in principe belastbare bezoldigingen. Dit is bijgevolg zo wanneer de vergoeding wordt toegekend die niet voldoen aan de voorwaarden (bv. voor verplaatsingen minder dan 6u bij toekenning van een maaltijdvergoeding voor het werken op verplaatsing in België).

Wij helpen u. REFIBO staat graag aan uw zijde om de juiste vergoedingen te bepalen en na te gaan welke mogelijkheden er voor u zijn.