COVID-19: De do’s en don’ts in de horeca bij verzameling van de contactgegevens

Sinds 25 juli 2020 zijn horeca-uitbaters verplicht om de contactgegevens van hun klanten te verzamelen naar aanleiding van COVID-19. Maar hoe mogen/moeten deze gegevens verzameld worden? En mogen deze gegevens gebruikt worden voor andere doeleinden? Weet als horeca-uitbater waar u aan toe bent en ken als klant uw plichten en rechten.

Wat. In de strijd tegen CORONA speelt contactopsporing een belangrijke rol. Ook in restaurants en cafés is er een mogelijke besmettingskans en is het dus belangrijk om te weten wie wanneer aanwezig was. Dit was de aanleiding voor het ministerieel besluit van 28 juli 2020 dat een contactopsporing-verplichting invoerde voor horeca-uitbaters. Per tafel moeten de contactgegevens van minstens één klant verzameld worden.

Welke gegevens. Volgens het ministerieel besluit dient de klant enkel een telefoonnummer of e-mailadres achter te laten. Dat zijn bijgevolg ook de enige gegevens die de horeca-uitbater de klant mag verplichten mee te delen. Andere contactgegevens, zoals bijvoorbeeld de naam van de klant of adresgegevens, kunnen verzameld worden, maar dit op vrijwillige basis.

Manier van verzamelen. De FOD Economie heeft een standaardformulier ter beschikking gesteld voor het verzamelen van gegevens, maar horeca-uitbaters zijn vrij om ook alternatieven te gebruiken. Zo is er de mogelijkheid om gebruikt te maken van een app of andere elektronische systemen. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met het feit dat elektronische systemen bijkomende verplichtingen kunnen meebrengen. Zo moeten bijvoorbeeld de regels betreffende de verzameling van gegevens via cookies nageleefd worden.

Ook met behulp van de eID mogen gegevens verzameld worden aangezien het niet nadrukkelijk verboden is. Hiervoor moet wel de nodige voorzichtigheid aan de dag gelegd worden aangezien identiteitskaarten tal van gegevens bevatten die niet verzameld mogen worden (zoals bijvoorbeeld het rijksregisternummer). De klant kan daarnaast niet verplicht worden om zijn identiteitskaart te laten inlezen, en dus moet een ander alternatief beschikbaar zijn.

Privacy. Wanneer de gegevens zijn verzameld, is het ook belangrijk dat deze veilig worden bewaard en niet zichtbaar zijn voor andere klanten of passanten. Het ongeoorloofd gebruik door andere moet dus ook door de horeca-uitbater voorkomen worden.

Andere doeleinden. Volgens het ministerieel besluit mogen de gegevens “enkel gebruikt worden voor de doeleinden van de strijd tegen COVID-19”. Horeca-uitbaters mogen de gegevens dus niet gebruiken voor marketing, enquêtes of het opslaan in een klantenbestand. Na een periode van 14 dagen is het ook de bedoeling dat de horeca-uitbater de gegevens onherroepelijk verwijderd.

Controle en weigering. De horeca-uitbater heeft niet de verantwoordelijkheid om de juistheid te controleren van de gegevens van de klant. Wanneer een klant weigert zijn gegevens achter te laten (telefoonnummer/e-mailadres), heeft de horeca-uitbater wel de plicht om die klant(en) te weigeren.   

Meer info. REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen omtrent de contactgegevens verzameling in de horeca n.a.v. COVID-19. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per e-mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.