Kilometervergoeding voor beroepsmatige verplaatsingen: belastingvrij?

Zijn uw werknemers regelmatig op de baan met hun eigen wagen? Dient u hen als werkgever hiervoor extra te vergoeden? Zo ja, met wat moet u rekening houden om dit fiscaal en sociaal neutraal te laten verlopen? En is een woon-werkverplaatsing een beroepsmatige verplaatsing?

Reis-, verblijf- en vervoerskosten. Een personeelslid dat zich moet verplaatsen in het kader van de uitoefening van zijn functie, kan aanspraak maken op de terugbetaling van zijn reiskosten.

Belastingvrije bedragen. De volledige vergoeding betaalt door de werkgever blijft belastingvrij. De vergoeding is daarnaast vrij van sociale bijdragen.

Forfaitaire vergoeding. Wanneer door de werknemer, na toestemming van de werkgever, gereisd wordt met een eigen voertuig, worden de kosten meestal forfaitair terugbetaald op basis van een kilometervergoeding.

Tot juli 2021 is het bedrag van de kilometervergoeding voor wagens vastgesteld op € 0,3542 per kilometer.

Werkelijke kosten. De werkgever heeft ook de mogelijkheid om een kilometervergoeding toe te kennen die overeenstemt met de werkelijke kosten van de verplaatsing. In dat geval zal de uitbetaling gebeuren aan de hand van de stukken die door de werknemer worden voorgelegd.

Opgelet. In principe kiest de werkgever in de private sector vrij of hij al dan niet een vergoeding toekent en anderzijds of de vergoeding aan de hand van de forfait of de werkelijke kosten wordt toegekend. Op deze regel gelden bepaalde uitzonderingen. Bepaalde paritaire comités, voornamelijk deze betrekkelijk op de zorgsector, leggen een verplichte kilometervergoeding op.

Woon-werkverkeer. Verplaatsingen van de woonplaats naar de werkplaats en omgekeerd worden niet aanzien als beroepsmatige verplaatsingen waardoor bovenstaande hier niet op van toepassing is.

Meer info. REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen omtrent dit onderwerp. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.