De kogel is door de kerk: Sinds 1 juli 2022 zijn alle ondernemingen verplicht om naast cash, een elektronische betaalmogelijkheid aan te bieden. Wat zijn de gevolgen voor u als ondernemer en welke elektronische betaalmiddelen zijn het voordeligst? 

Concreet:

De Belgische wetgeving verplicht alle ondernemingen, vrije beroepen en verenigingen ongeacht hun grootte, om een alternatieve betaalmogelijkheid aan te bieden naast contant geld. Deze alternatieve betaalmogelijkheid kan ofwel een elektronische oplossing zijn, of de mogelijkheid om via overschrijving te betalen. 

De maatregel versterkt enerzijds de strijd tegen belastingfraude maar houdt voor zowel de onderneming en consument enkele voordelen in:

• Transacties verlopen sneller en eenvoudiger, er is voor de onderneming minder administratief werk nodig en het faciliteert de boekhouding aanzienlijk. 
• Contant geld brengt indirect hogere verwerkingskosten met zich mee, deze kosten worden makkelijk verlaagd met het elektronisch betalen. 
• Aanzetten tot elektronisch betalen zorgt ervoor dat diefstal en vals geld vermeden wordt. 
• Elektronische betaalmogelijkheden zijn voor veel klanten de verkozen oplossing. Naargelang steeds minder consumenten contant geld bij hebben is een digitale betaalmogelijkheid veilig om geen klanten te mislopen. 

Belangrijk:

Alternatieve betaalmiddelen aanvaarden in de vorm van maaltijd- en ecocheques, cryptomunten of virtuele munten en cadeaubonnen worden niet erkend als elektronische betaalmogelijkheid naast contant geld.

Ondernemingen die geen geldig alternatief aanbieden vanaf 1 juli 2022 riskeren een geldboete van minstens €208 die verder kan oplopen tot maximaal €80.000.

De afweging tussen de verschillende elektronische betaalmogelijkheden:

De wet laat verschillende mogelijkheden toe om elektronisch te betalen. Desondanks is het toch belangrijk om even stil te staan welke optie het voordeligst is voor uw specifieke use-case. De verschillende mogelijkheden waaruit u kan kiezen zijn oa.:

• De klassieke betaalterminal die naast uw kassa geïnstalleerd wordt
• Een mobiele betaalterminal die u kan verplaatsen
• Een pinpad of kaartlezer die gekoppeld is aan uw smartphone of kassasysteem
• Een overschrijving via een betaalapp

De prijzen van betaalterminals variëren. Toch is de nieuwe verplichting geen uitsluitende reden om een betaalterminal aan te schaffen. Met een betaalapp kan u vlot en eenvoudig aan de nieuwe verplichting voldoen zonder extra kosten te maken. Uw klanten kunnen via deze weg hun overschrijving doen door een QR-code te scannen, u betaalt alleen de transactiekosten.

Afhankelijk van uw doelpubliek en hoe frequent klanten met de bankkaart betalen kan u zich in de meeste gevallen goed redden met een pinpad of kaartlezer die aan uw kassasysteem gekoppeld is. Een vaste betaalterminal biedt de garantie dat een betaling niet misloopt door een slechte internetverbinding aangezien dit systeem met bekabeld internet werkt. Tenslotte is er ook een middenweg waarbij de mobiele betaalterminal makkelijk mee te nemen is tot bij de klant.

Wanneer u beroep doet op een digitale of mobiele betaaloplossing is het wel belangrijk om een vaste of draadloze internetverbinding te hebben om transacties bij te houden en vervolledigen.

Wenst u graag af te toetsen welke elektronische betaalmogelijkheid voor u de beste oplossing is? Of heeft u nog andere juridische en/of economische vraagstukken? Aarzel niet ons deze te stellen via studiedienst@refibo.be of 09/223.31.54 om een afspraak in te plannen.