Btw op publiciteitskosten is, mits voldaan is aan de voorwaarden van art. 49 wib, 100% aftrekbaar. De btw op onthaalkosten is daarentegen nooit aftrekbaar. Of een specifieke kost, die gepaard gaat met de organisatie van een bedrijfsfeest, nu een publiciteitskost is, dan wel een onthaalkost, is niet steeds even duidelijk. Vennootschappen zullen, om evidente redenen, steeds opperen dat het gaat om een publiciteitskost. De btw-administratie is er daarentegen meestal van overtuigd dat het gaat om onthaalkosten. Bij twijfel is het aan de rechtbanken om een uitspraak te doen.

Één typisch twijfelgeval, die vaak beslecht wordt voor de rechtbank, heeft betrekking met de aftrekbaarheid van spijzen en dranken die aangeboden worden op evenementen. Ondernemingen beschouwen de spijzen en dranken als onderdeel van het evenement en aldus aanvaardbaar als publiciteitskost. De btw beroept zich echter steeds op art. 45 §3, 3° van het btw-wetboek, dat stelt dat kosten van spijzen en dranken niet-aftrekbaar zijn. Waarvoor de spijzen en dranken gebruikt worden, is volgens de btw-administratie niet relevant. Beide partijen werden reeds in het gelijk gesteld voor de rechtbank. Echter nu ook het hof van Cassatie, het hoogste gerechtshof in België, een uitspraak gedaan heeft met betrekking tot deze discussie, lijkt het einde van het debat in zicht.

Het Hof van Cassatie deed in maart 2010 een uitspraak, waaruit bleek dat ze niet akkoord gaat met het standpunt van de btw. Het Hof oordeelde dat kosten van spijzen en drank die gemaakt worden in het kader van een publicitair evenement wel aftrekbaar zijn. Ze specificeerde daarbij ook wat men moet verstaan onder ‘publicitair evenement’. Volgens het Hof moet het namelijk gaan om een evenement dat ‘gericht is tot potentiële kopers’.

Wie binnenkort de deuren openzet voor (potentiële) klanten kan dit arrest van het Hof van Cassatie gebruiken als houvast om cateringkosten aftrekbaar te stellen. Hou hierbij wel steeds rekening met volgende tips:

• De link tussen de kosten van spijzen en dranken en het evenement moet duidelijk zijn. De cateringfactuur bevat dan ook best de datum en de naam en/of het type evenement (opendeurdag, modeshow, braderie,…) waarvoor de kosten gemaakt zijn.
• Het publicitaire karakter van het evenement moet duidelijk aangetoond zijn. Je bewaart dus best enkele flyers en/of affiches, foto’s, de lijst met genodigden, enzovoort.
• Indien mogelijk kan geopteerd worden voor één factuur die alle evenementkosten dekt, inclusief de geleverde spijzen en dranken. Aangezien de spijzen en dranken in dit geval niet aanzien kunnen worden als een aparte prestatie, zal de btw op de gehele factuur in principe aftrekbaar zijn.

Daarnaast kunnen ook ondernemingen die in het verleden hun deuren opengezet hebben, baat hebben bij de uitspraak van het Hof van Cassatie. Wie bij voorgaande publicitaire evenementen, te weinig btw zou afgetrokken hebben, kan in principe tot 3 jaar terug gaan om de niet afgetrokken btw te recupereren.