Administratieve formaliteiten voor ondernemingen daalt stelselmatig, echter is de klantenlisting nog  steeds een verplicht nummertje die zeer vaak uit het oog wordt verloren. Welke klanten moet u hierin opnemen?  Bent u als kleine onderneming ook van deze formaliteit vrijgesteld of net niet?  Weet meer,  want de deadline van 31 maart 2018 is in zicht!

Verplicht? De jaarlijkse klantenlisting is een wettelijk verplicht op te maken lijst van uw klanten aan wie uw onderneming goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt tijdens het voorafgaande kalenderjaar[1] (2017).

Door wie? Alle btw-belastingplichtigen die een btw-nummer hebben moeten elk jaar een listing indienen. De verplichting om deze listing op te maken geldt dus ook als u geniet van de btw-vrijstellingsregeling kleine onderneming, gezien u wel wordt aanzien als btw-belastingplichtige, weliswaar onder een vrijstellingsregeling.

Uitzondering. Als uitzondering op deze regel geldt dat u geen klantenlisting moet indienen als u enkel handelingen verricht die vrijgesteld zijn van btw en dus geen recht op aftrek genereren. Een arts, een tandarts, een vroedvrouw of een onderneming die onroerende goederen verhuurt, moeten bijvoorbeeld geen klantenlisting indienen.

Let op! Als u gemengd of gedeeltelijk belastingplichtig bent, moet u wel een klantenlisting indienen voor de niet-vrijgestelde activiteiten.

Welke klanten?

De klanten die u moet opnemen in deze btw listing zijn:

• alle Belgische afnemers-belastingplichtigen aan wie goederen geleverd of diensten verstrekt werden;
• alle Belgische afnemers die onderworpen zijn aan een bijzondere btw-regeling (forfaitaire regeling, landbouwregeling, regeling kleine ondernemingen).

De klanten die daarentegen niet moeten opgenomen worden, zijn:

• afnemers-belastingplichtigen aan wie in de loop van het voorafgaande kalenderjaar voor niet meer dan € 250 (exclusief btw) in totaliteit aan goederen werd geleverd of aan diensten werd verstrekt;
• afnemers-belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten waarvoor ze geen recht op aftrek genieten[2];
• de niet-belastingplichtige rechtspersonen[3];
• buitenlandse afnemers;
• natuurlijk personen.

Welke gegevens? In de listing van uw onderneming dient per afnemer het btw-nummer, de totale omzet (excl. btw) en het btw-bedrag (indien in rekening gebracht) opgenomen te worden.

Uitzondering kleine ondernemingen. Kleine ondernemingen moeten geen jaarlijkse lijst van belastingplichtige afnemers indienen wanneer zij cumulatief aan de volgende voorwaarden voldoen[4]:

• de onderneming valt onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen;
• de klantenlisting is nihil. Bijgevolg hebben de klanten geen Belgisch btw-nummer of is de jaarlijkse omzet per klant (met een Belgisch btw-nummer) maximum € 250 (exclusief btw).

Deadline. De klantenlisting dient elk jaar ingediend te worden voor 31 maart. Indien u echter geen btw-belastingplichtige meer bent of u verricht uitsluitend nog handelingen waarop geen recht op aftrek geldt, dan moet u de listing binnen de drie maanden na deze gebeurtenis indienen .

Sancties. De listing is nuttig voor de belastingadministratie  om controle te kunnen uitoefenen. Alle regels hieromtrent moeten bijgevolg nauwlettend worden opgevolgd. Een onvolledige, niet of niet tijdig ingediende listing wordt bestraft met een boete van € 25 tot € 3 000 per overtreding[5].

REFIBO. Heeft u hulp nodig bij de opmaak en het indienen van de jaarlijkse klantenlisting, contacteer REFIBO vrijblijvend voor een afspraak of advies.

[1] Art. 1 BTW KB nr. 23 van 29 december 1992 tot regeling van de toepassingsmodaliteiten van artikel 53 quinquies van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde.

[2] Art. 44 Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde van 3 juli 1969.

[3] Art. 6 Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde van 3 juli 1969.

[4] Een kleine onderneming kan van de vrijstellingsregeling genieten indien haar jaarlijks omzetcijfer (excl. btw) de drempel van € 25 000 niet overschrijdt. Deze regeling is echter niet verplicht.

[5] Bijlage, Afdeling 1, IV, 1, A BTW KB nr. 44 van 9 juli 2012 tot vaststelling van het bedrag van de niet-proportionele fiscale geldboeten op het stuk van de belasting over de toegevoegde waarde.