Consumenten die niet of laattijdig betalen zijn vanaf 1 september 2023 beter beschermd tegen de kosten van achterstallige betalingen. Zo zal u uw eerste betalingsherinnering voortaan zonder aangerekende kosten uitgestuurd worden en  een respijttermijn van 14 dagen inhouden voor de consument om te betalen. De nieuwe wetswijziging dringt dus een herziening van de algemene voorwaarden op, de essentie ontdekt u hier.

In een poging om de consument te beschermen tegen onredelijke strafrentes en agressieve incassobureaus kan u vanaf 1 september 2023 uw schulden pas invorderen nadat u een eerste herinneringsbrief verstuurd hebt. Vanaf 1/12/2023 is deze wetgeving ook van toepassing op overeenkomsten die voor 1/09/2023 afgesloten zijn. Dit is enkel van toepassing in een B2C-context.

De herinneringsbrief

De eerste betalingsherinnering

Eerst en vooral moet de eerste aanmaning of herinnering voortaan altijd kosteloos zijn.

Respijttermijn van 2 weken

Na de aanmaning krijgt de consument 14 kalenderdagen om de factuur alsnog te betalen. In de praktijk houdt dit echter in dat zodra u de aanmaning stuurt de klant nog 15 dagen (14 dagen + 1 als de herinnering via e-mail werd verstuurd) of 17 dagen (14 + 3 indien de aanmaning via de post werd verstuurd) heeft om te betalen zonder dat u hem of haar een extra vergoeding mag vragen. Betaalt de consument binnen de respijttermijn van 14 dagen dan zijn geen bijkomende interesten verschuldigd.

De voorwaarden

De brief moet enkele zaken verplicht vermelden.

• Allereerst dient het verschuldigde bedrag en het bedrag van het schadebeding dat de onderneming zal eisen bij niet-betaling binnen de termijn van 14 kalenderdagen, in de brief staan.
• Vervolgens vermeldt u als schuldeiser ook uw naam, benaming en uw ondernemingsnummer.
• Tenslotte is er een beschrijving vereist van de geleverde goederen en diensten, met vermelding van de datum van opeisbaarheid van deze schuld. Dit kan op een handige wijze gedaan worden door een kopie van de factuur bij de betalingsaanmaning te voegen.

Verwijlinteresten en schadevergoeding

De nieuwe wet zorgt ervoor dat u als onderneming minder bewegingsruimte hebt om verwijlinteresten en schadevergoedingen aan te rekenen. Eerst en vooral mag u niet vanaf de eerste herinnering een verwijlinterest of schadevergoeding vorderen. Als onderneming moet u verplicht 14 dagen wachten. Enkel  als kleine onderneming , kunt u de nalatigheidsinteresten berekenen vanaf de kalenderdag die volgt op de datum van verzending van de eerste herinnering. 

Interesten

Daarnaast is er een plafonnering ingevoerd van de verwijlinterest en aanmaningskosten die u als onderneming kunt vorderen.

De verwijlinteresten mogen niet hoger zijn dan de interest tegen de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Deze interesten worden berekend op de nog te betalen som.

Forfaitaire schadevergoeding

 U kunt  opteren om in de plaats van of naast deze verwijlinterest, een forfaitaire vergoeding te voorzien. Ook hier voorziet de wet limieten:

• Als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan 150,00 euro, mag het bedrag ervan niet hoger zijn dan 20,00 euro.
• Als het verschuldigde saldo tussen de 150,01 euro en 500,00 euro bedraagt, geldt een hogere limiet. De vergoeding mag maximaal 30,00 euro, vermeerderd met 10% van het verschuldigd saldo, bedragen.
• Als het verschuldigde saldo boven de 500,00 euro ligt, dan mag de vergoeding 65,00 euro, vermeerderd met 5 procent van het verschuldigde saldo, bedragen. Er kan maximaal 2.000,00 euro worden gevorderd.

Wat moet u als onderneming doen?

Zoals reeds aangegeven gaat de nieuwe wetgeving vanaf 1 september 2023 van start. Bij overeenkomsten die voorgaand aan deze datum afgesloten zijn, gaan deze regels op 1 december 2023 van start.

Als B2C gerichte onderneming is het belangrijk om nu actie te ondernemen. Wanneer u deze wijzigingen niet tijdig aanpast in uw algemene voorwaarden kan u de klant-consument niet wettelijk verplichten om kosten van achterstallige betalingen te betalen. Hoe dan ook bent u als onderneming verplicht om uw verkoopsvoorwaarden aan te passen. De wet schrijft namelijk voor dat elk schadebeding dat bedragen bevat die niet voorzien zijn in de wet, verboden is en voor niet geschreven wordt gehouden.

Kortom

• Houd rekening met de minimumvereisten voor de eerste betalingsherinnering en de respijttijd van 14 dagen, neem deze ook op in de factuurvoorwaarden en algemene voorwaarden.
• Schrijf in uw verkoopsvoorwaarden welke vergoedingen u zal eisen, rekening houdend met de limieten. De rechter zal de consument niet voor de kosten kunnen veroordelen, indien dit door uw onderneming niet op de juiste manier voorzien was.

Tip: Handelt u vaak met consumenten? Dan is een contante betaling of voorschotbetaling aangewezen. Indien dit niet mogelijk is een goede & consequente betalingsopvolging een must.

Hebt u nog bijkomende vragen over dit onderwerp of bent u op zoek naar advies bij het aanpassen van uw algemene voorwaarden?  Aarzel niet om onze experts te contacteren op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!