Een uitstap met het personeel gepland? Een update van de aftrekbare kosten

Een sportieve teambuildingsactiviteit of een tof eindejaarsfeest met alle medewerkers om een collectieve inspanning te belonen of gewoon om eens lekker te ontspannen? Een uitstekend idee, maar welke kosten zijn voor u aftrekbaar en niet belastbaar in hoofde van de werknemer?

De algemene voorwaarden waarop een sociaal voordeel vrijgesteld wordt

Indien u beslist om een teambuildingsactiviteit te organiseren van hooguit één dag of een personeelsfeest in de agenda zet voor de eindejaarsperiode af te sluiten, dan wordt dit gezien als een sociaal voordeel. Een sociaal voordeel vormt voor de werknemers geen belastbaar inkomen, wat betekent dat zij hier niet op belast worden.

Vanuit het perspectief van de werkgever luidt de algemene regel voor sociale voordelen dat ze in principe niet aftrekbaar zijn als beroepskost en de btw niet kan worden afgetrokken indien de uitgave een privatief karakter heeft. In bepaalde gevallen maakt men hier een uitzondering voor. Zo kan u wel de btw aftrekken en de kost inbrengen als beroepskost indien er sprake is van een collectief voordeel, maar niet zodra het voordeel een private ondertoon heeft:

• Een gezelschapsreis of teambuildingsactiviteit van ten hoogste één dag
• Het uitdelen van soep, koffie, bier, frisdrank,… tijdens de werkuren
• Collectief vervoer beneden de kostprijs.
• Specifieke beroepsopleiding voor personeel
• Huwelijkspremies tot 245 euro.

Een teambuilding activiteit van één dag

Organiseert u een daguitstap die hooguit één dag duurt, dan is dit een collectief sociaal voordeel op voorwaarde dat alle medewerkers uitgenodigd zijn. Wanneer dit het geval is wordt uw werknemer hier niet op belast en kunt u als werkgever de kosten voor van de teambuilding voor 100% aftrekken als beroepskost.

Personeelsfeest

Ook wanneer u een personeelsfeest organiseert wordt dit als een sociaal voordeel gezien dat niet onderworpen is aan sociale bijdragen of waarop u geen belastingen verschuldigd bent als er in de eerste plaats sprake is van een collectief voordeel.

Daarnaast zijn hier nog een aantal bijkomende voorwaarden van toepassing. Een personeelsfeest is uitsluitend aftrekbaar indien het georganiseerd wordt voor een speciale gelegenheid zoals de kerstperiode, eindejaarsperiode,…

Daarnaast is een personeelsfeest slechts éénmalig aftrekbaar als sociaal voordeel. Het valt dus sterk aan te raden om een budget op te stellen wanneer u verschillende personeelsfeesten op de agenda hebt staan. Zo kunt u de kosten van het duurste feest in aftrek brengen.

Een belangrijk onderscheid voor eten en drinken

Bij de voorziening van eten en drank kan u slechts in bepaalde gevallen de btw aftrekken:

• Wanneer de bereiding en het opdienen door het personeel zelf gebeurt: de btw is volledig aftrekbaar.
• Wanneer het opdienen door een traiteur of restauranthouder gebeurt (bereiding en aankoop eten en drinken voorziet u zelf): de btw is niet aftrekbaar voor de dienstverlening (het opdienen), wel aftrekbaar voor het gedeelte van eten en drinken dat voorzien is.
• Wanneer het opdienen en bereiden door een traiteur of restauranthouder gebeurt: de btw is niet aftrekbaar voor de dienstverlening (opdienen en bereiden), wel voor de factuur van de ingrediënten als u deze zelf voorzien heeft.
• Wanneer een restauranthouder of traiteur eten en drinken opdient dat deze volledig zelf bereid heeft: de btw is helemaal niet aftrekbaar.

Hebt u vragen over de kosten die voor uw onderneming aftrekbaar zijn of hoe u efficiënt aan de slag gaat met sociale voordelen? Onze experten staan voor u klaar, contacteer ons via mail op studiedienst@refibo.be of telefonisch op 09/223.31.54.