Uw beroepsactiviteit gaat gepaard met het maken van kosten. Deze gemaakte kosten mag u in mindering brengen van uw personenbelasting. U heeft hierbij automatisch recht op een forfait. Echter, kan u zich de vraag stellen of het voor u voordeliger is om uw werkelijke kosten te bewijzen en af te trekken in plaats van het forfait te laten gelden?

Toepassingsgebied. Elke loontrekkende, vrije beroeper, zelfstandige of bedrijfsleider heeft automatisch recht op forfaitair berekende kosten. Deze kosten moet u dus niet bewijzen. Het kan echter interessant zijn om uw werkelijk gemaakte kosten te bewijzen als deze hoger liggen dan uw wettelijk forfait. Voor die kosten moet u dan wel bewijzen dat u ze effectief heeft gemaakt en dat u ze ook zelf voldaan heeft.

Welke kosten? Alle beroepskosten komen in aanmerking, onder meer de kosten voor het beroepsmatige gebruik van uw auto, een abonnement van het openbaar vervoer voor de verplaatsing naar uw werk, de inrichting van de ruimtes die u gebruikt voor uw beroep, het gebruik van uw computer of tablet, vakliteratuur en ander kantoormateriaal.

Hoogte forfait? Afhankelijk van uw hoedanigheid (werknemer, vrij beroeper, meewerkende echtgenoot, bedrijfsleider, burgemeester of schepen) verschilt de berekening en de hoogte van het kostenforfait. Hieronder bespreken we de berekening van het forfait van een werknemer alsook die van een bedrijfsleider.

Berekening forfait werknemer. De kostenforfait voor loontrekkenden wordt berekend volgens percentages die stijgen per inkomensschijf.

De forfaitaire beroepskosten bedragen maximum € 4 090 voor het aanslagjaar 2016 en € 4 240 voor het aanslagjaar 2017.

Berekening forfait bedrijfsleider. De forfaitaire kosten voor bedrijfsleiders zijn gelijk aan een percentage van 3 % op het bruto beroepsinkomen (na aftrek van de betaalde sociale bijdragen en de werkgeversbijdragen voor een groepsverzekering of extra-wettelijk pensioen). Het forfait voor de inkomsten van 2015 kan maximum € 2 380 bedragen. Voor de inkomsten van 2016 kan het forfait maximum € 2 390 bedragen.

Keuze werkelijke kosten. Ondanks dat u recht heeft op de aftrek van een kostenforfait, kan u steeds kiezen voor de aftrek van uw werkelijke beroepskosten. In de eerste plaats zijn het de zelfstandigen die werken via een eenmanszaak, die hun werkelijke kosten zullen bewijzen. Betreft het een bedrijfsleider die werkzaam is in een vennootschap dan worden de beroepskosten meestal door de vennootschap gedragen. Het is echter wel mogelijk dat een bedrijfsleider van een vennootschap opteert om zijn werkelijke kosten te bewijzen als hij ze gedragen heeft. Ook een werknemer kan zijn kosten bewijzen. Wij geven u graag onderstaande voorbeelden ter verduidelijking mee.

Voorbeeld bedrijfsleider. U verdient als bedrijfsleider bruto € 40 000 via uw vennootschap en betaalt hierop bijvoorbeeld € 7 000 aan sociale bijdragen.
Forfaitair heeft u recht op een kostenaftrek van € 990 ((40 000 – 7 000) x 3 %).
Indien uw werkelijke kosten hoger liggen dan € 990 en u dit ook kunt bewijzen, is het opportuun om uw werkelijke kosten in uw personenbelasting op te nemen.

Voorbeeld werknemer. Voor de berekening van de werkelijke kosten van een werknemer dient rekening gehouden te worden met vastgestelde bedragen voor het woon-werkverkeer. Indien de werknemer zich verplaatst met een auto, een motovoertuig of het openbaar vervoer worden de kosten die hiermee gepaard gaan forfaitair geraamd op € 0,15 per kilometer. Indien de werknemer met de fiets naar het werk komt, heeft hij recht op een kostenvergoeding van € 0,22 per kilometer. Andere beroepsmatige verplaatsingen zijn aftrekbaar voor 75 %.

Indien de werknemer een vergoeding voor zijn transportkosten krijgt, moet hij deze aangeven in zijn personenbelasting. De vergoeding voor het openbaar vervoer is volledig vrijgesteld van belastingen. De vergoeding voor andere vervoermiddelen is vrijgesteld tot € 380.

Indien de werknemer echter zijn werkelijke kosten bewijst, zijn de vergoedingen niet meer vrijgesteld en worden ze samen met het inkomen belast.

Toepassing. Neem de proef op de som en maak een simulatie via Tax-on-Web of TaxCalc. REFIBO bvba helpt u graag.