Al eens van het UBO-register gehoord? Indien het antwoord negatief is, zou er een alarmbelletje dienen af te gaan! Meer dan vier jaar na de initiële deadline zijn nog steeds duizenden bedrijven en vzw’s niet geregistreerd in het UBO-register, waarin uiteindelijke begunstigden (UBO’s) worden vastgelegd. Dit register, ingesteld om de strijd tegen witwassen en terrorisme te ondersteunen, blijft een belangrijke wettelijke verplichting voor ondernemingen. Volgens recente cijfers van de FOD Financiën hebben 30.132 entiteiten hun registratie nog steeds niet voltooid. Hier zijn de details en enkele tips om boetes te vermijden.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owners-register) is een door de Europese Unie ingevoerd systeem waarmee de uiteindelijke begunstigden van bedrijven en vzw’s worden geïdentificeerd. Dit register is bedoeld om transparantie te bevorderen en financiële criminaliteit tegen te gaan. Sinds eind 2019 zijn alle bedrijven en vzw’s verplicht om hun UBO’s in dit register op te nemen.

Opgelet! Werd u bij de oprichting van uw VZW bijgestaan door een externe adviseur? Vraag dan eens na of dit voor u in orde werd gebracht, uit de praktijk blijkt dat meer dan eens deze verplichting uit het oog verloren werd.

Tip! U kunt dit zelf controleren door te surfen naar https://www.minfin.fgov.be/myminfin-web/ , in te loggen via Itsme ‘in de naam van de onderneming’ en vervolgens rechts bovenaan op het link-symbooltje te klikken en verder te gaan naar het UBO-register.

Verplichtingen en Sancties

Naast de initiële registratie moeten bedrijven en vzw’s sinds oktober 2020 ook bewijsstukken toevoegen die de juistheid van de geregistreerde informatie bevestigen. Bijna 200.000 entiteiten hebben deze verplichting nog niet nageleefd. De fiscus begon in 2022 met het uitschrijven van boetes, die variëren van 250 tot 500 euro, afhankelijk van de ernst en duur van de overtreding. Tot nu toe zijn 16.949 boetes uitgedeeld aan nalatige entiteiten.

Waarom is UBO-registratie belangrijk?

Het UBO-register is cruciaal voor de naleving van de antiwitwaswetgeving. Instellingen zoals banken, notarissen, advocaten en vastgoedmakelaars raadplegen het register regelmatig om te controleren met wie ze zaken doen. In 2023 werd het register al 17 miljoen keer geraadpleegd. Daarnaast kunnen ook particulieren, onder bepaalde voorwaarden, een gerichte opzoeking doen.

Tips voor Naleving

1. Controleer de verplichtingen: Zorg ervoor dat u volledig op de hoogte bent van uw verplichtingen met betrekking tot de UBO-registratie. Dit omvat zowel de initiële registratie als het toevoegen van bewijsstukken.
2. Registreer tijdig: Vermijd boetes door ervoor te zorgen dat uw registratie tijdig en volledig is. Gebruik de online tools en handleidingen beschikbaar via de FOD Financiën.
3. Voeg bewijsstukken toe: Sinds oktober 2020 moeten bedrijven en vzw’s bewijsstukken toevoegen die de juistheid van de UBO-informatie bevestigen. Zorg ervoor dat u deze documenten verzamelt en uploadt.
4. Blijf Up-to-Date: Houd uw registratie actueel. Elke wijziging in de UBO’s moet binnen de maand worden doorgegeven aan het register.
5. Raadpleeg een expert: Indien u twijfelt over de naleving van de regels, raadpleeg dan een accountant of juridisch adviseur om ervoor te zorgen dat uw bedrijf of vzw volledig voldoet aan de wettelijke verplichtingen.

Praktijkvoorbeeld

Een kleine vzw die culturele evenementen organiseert, dacht aanvankelijk dat ze vrijgesteld was van de UBO-registratie vanwege haar beperkte omvang en non-profit karakter. Na een controle door de FOD Financiën bleek echter dat ook zij verplicht waren hun UBO’s te registreren. Door snel te reageren en de nodige documenten te verzamelen, konden ze de boete vermijden en voldoen aan de wettelijke eisen.

Tip! Valt u onder de verplichting om het UBO-register in te vullen? De FOD financiën stuurt u voor ze overgaan tot beboeten eerst een brief, controleer dus regelmatig uw brievenbus.

Conclusie

Het naleven van de UBO-registratieverplichtingen is essentieel om boetes en juridische complicaties te voorkomen. Met meer dan 30.000 entiteiten die nog niet aan deze eisen voldoen, is het duidelijk dat er een grote behoefte is aan bewustwording en naleving. Als accountant kunt u uw klanten ondersteunen door hen te informeren over hun verplichtingen en hen te helpen bij het tijdig en correct uitvoeren van de registratie.

Heeft u vragen over de UBO-registratie of andere administratieve verplichtingen? REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen over dit onderwerp. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!