Velen hebben een hekel aan vergaderen omdat er niet op een efficiënte wijze vergaderd wordt. Dit zorgt ervoor dat vergaderingen ervaren worden als tijdverspilling terwijl ze net tot doel hebben om te zorgen voor tijdswinst. Immers wanneer een vergadering goed georganiseerd is en leidt tot duidelijke afspraken tussen de verschillende deelnemers, zal dit de efficiëntie binnen een organisatie bevorderen. Wanneer er daarentegen niet of slecht vergaderd wordt zullen verschillende taken vaak niet gedaan worden, verkeerd gedaan worden of zelfs dubbel gedaan worden.

Maar waar moet je nu precies op letten wanneer je een productieve vergadering wil organiseren? Om te beginnen moet je ervoor zorgen dat de vergadering goed voorbereid kan worden. Iedereen die aanwezig moet zijn op de vergadering moet tijdig uitgenodigd worden en een overzicht krijgen van de thema’s die aan bod zullen komen tijdens de vergadering. Eventueel kan hierbij de mogelijkheid bestaan dat deelnemers zelf een thema kunnen toevoegen aan de agenda. Tijdens de vergadering zelf is er geen tijd meer voor opzoekwerk. Iedereen wordt veronderstelt de vergadering grondig voorbereid te hebben op basis van de agendapunten.

Een tweede belangrijk punt is stiptheid: begin de vergadering steeds op het afgesproken tijdstip. Wie te laat komt moet bovendien ontmoedigd worden om in de toekomst opnieuw te laat te komen. Licht laatkomers dan ook niet in over wat reeds besproken werd, maar wijs erop dat alle afspraken kunnen nagelezen worden in het verslag.

Stiptheid is ook van toepassing op het toepassen van de agenda. Behandel de punten één voor één, in de volgorde dat ze aangegeven zijn in de vergaderagenda. Wanneer er wordt afgeweken van het agendapunt is het aan de voorzitter om het gesprek terug te brengen naar het oorspronkelijke agendapunt. Een fout die dikwijls gemaakt wordt is een agendapunt afsluiten zonder duidelijke conclusie. Dit is uiteraard niet de bedoeling. Vooraleer men overgaat op een ander agendapunt moet een conclusie gemaakt zijn en moeten duidelijke werkafspraken opgesteld worden. Een agendapunt waarover veel discussie is, verschuiven naar de volgende vergadering, biedt geen soelaas!

Wil men efficiënt vergaderen, dan moet iedere deelnemer ook zijn volledige aandacht kunnen vestigen op de vergadering. Telefoons opnemen, is uit den boze en het is ook niet toegestaan dat men de vergadering komt storen voor futiele zaken. Laat vergaderingen ook niet te lang duren. Staat er een moeilijk punt op de agenda zorg er dan voor dat dit vooraan in de vergadering besproken wordt, of maak er een afzonderlijke vergadering van. Nodig ook enkel diegenen uit die aanwezig moeten zijn: op deze manier wordt tegengegaan dat men zit te vervelen in vergaderingen.

Van elke vergadering moet steeds een vergaderverslag opgesteld worden. Het is belangrijk dat men vooraf bepaald wie notities zal nemen tijdens de vergadering. Ook over de vorm en de inhoud van het verslag moeten duidelijke regels bestaan. Sowieso moet in ieder verslag een aanwezigheidslijst worden opgenomen en een lijst van afwezigen. Daarnaast moeten ook alle afspraken en verantwoordelijkheden duidelijk opgelijst worden in het verslag. Iedere deelnemer moet achteraf ook een verslag ontvangen. Dit verslag laten ondertekenen kan ervoor zorgen dat de afspraken zeker nageleefd worden. Omdat een vergaderverslag zeer veel waardevolle informatie bevat, wordt er best ook voldoende aandacht besteed aan het archiveren van de verslagen.