Lijdt uw vennootschap grote verliezen? Hoe moet u correct handelen? En hoe kunt u zichzelf als bestuurder behoeden voor aansprakelijkheid?

Aanzienlijke verliezen. Bij aanzienlijke verliezen die het maatschappelijk kapitaal van een vennootschap aantasten, voorziet het wetboek van vennootschappen procedures en sancties naar verhouding van het gedeelte van het kapitaal dat verloren is gegaan.

Procedure. Het wetboek van vennootschappen voorziet o.a. in de “alarmbelprocedure” [1]. De artikelen stellen dat de vennootschap moet worden ontbonden tenzij het bestuur passende maatregelen neemt.

Grootte verlies. Het “netto-actief” leent zich als criterium om de grootte van het verlies van het kapitaal te meten. Het netto-actief stemt overeen met het netto eigen vermogen. Algemeen is de berekening als volgt: het totaalbedrag van de activa verminderd met de voorzieningen en de schulden.

Maatregelen? Afhankelijk van de verhouding van het netto-actief tegenover het maatschappelijk kapitaal kunnen er zich drie situaties voordoen:

• Het netto-actief is gedaald tot minder dan 1/2^de van het maatschappelijk kapitaal;
• Het netto-actief is gedaald tot minder dan 1/4^de van het maatschappelijk kapitaal;
• Het netto-actief is gedaald tot minder dan het wettelijk minimumkapitaal.

Let op! Hou hierbij rekening met het feit dat het geplaatst maatschappelijk kapitaal, zijnde wat door de aandeelhouders werd onderschreven en waartoe zij zich aldus geëngageerd hebben, van belang is. Of het kapitaal reeds opgevraagd of volstort werd, is niet significant.

Het netto-actief is gedaald tot minder dan 1/2^de van het maatschappelijk kapitaal.

Vaststelling. Nadat het verlies is vastgesteld of had moeten worden vastgesteld, moet er binnen de twee maanden een bijzondere algemene vergadering bijeenkomen.

De raad van bestuur wordt geacht tot deze vaststelling te komen bij het opmaken van de jaarrekening, het opmaken van de zesmaandelijkse balans of het maandelijks of driemaandelijks afsluiten van de rekeningen, enz.

Nadat de raad van bestuur tot de vaststelling is gekomen, rust op haar de verplichting om de algemene vergadering bijeen te roepen.

Bijzonder verslag. De bestuurders dienen vooraf aan de algemene vergadering hun voorstellen te formuleren die worden opgenomen in een “bijzonder verslag”. Het verslag wordt opgesteld zodat de aandeelhouders met kennis van zaken over de toekomst van de vennootschap zouden kunnen beslissen.

In het verslag kan worden voorgesteld om de vennootschap te ontbinden of herstelmaatregelen te nemen. In het laatste geval dient een degelijke uiteenzetting van de voorgestelde maatregelen te gebeuren.

Let op! De alarmbelprocedure is uitermate formalistisch. Bij afwezigheid van het bijzonder verslag is de beslissing van de algemene vergadering nietig.

Indien de algemene vergadering wilt overgaan tot ontbinding daar waar de raad van bestuur herstelmaatregelen had voorgesteld, dient de beslissing tot ontbinding uitgesteld te worden naar een volgende algemene vergadering [2].

De beslissing door de algemene vergadering dient genomen te worden volgens de regels die gelden voor een gewone statutenwijzigingen. Op de eerste vergadering moet met name minstens de helft van het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigd zijn en bovendien is 3/4^de van de aanwezige stemmen vereist. Indien op de eerste vergadering de aanwezige aandeelhouders niet de helft van het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen, wordt een tweede vergadering georganiseerd waarop er geen aanwezigheidsvereiste is. Het vereiste aantal goedkeurende stemmen blijft wel 3/4^de.

Het netto-actief is gedaald tot minder dan 1/4^de van het maatschappelijk kapitaal.

Indien het netto-actief reeds gedaald is tot minder dan 1/4^de van het maatschappelijk kapitaal dienen dezelfde maatregelen genomen te worden als in de situatie waarin het netto-actief gedaald is tot minder dan 1/2^de van het maatschappelijke kapitaal.

Als enige verschil geldt dat het aantal goedkeurende stemmen niet 3/4^de moet zijn, maar dat 1/4^de voldoende is.

Het netto-actief is gedaald tot minder dan het maatschappelijk minimumkapitaal.

Indien het netto-actief gedaald is tot minder dan € 61 500 (NV) en minder dan € 6 200 (BVBA en CVBA) dienen dezelfde maatregelen als in de voorgaande dalingen te worden genomen.

Indien het kapitaal dermate gezakt is, kan iedere belanghebbende de ontbinding vragen aan de rechtbank (bv. aandeelhouders, concurrenten, leveranciers, enz.). De rechtbank kan op haar beurt wel nog uitstel verlenen aan de vennootschap om de toestand te regulariseren.

Overschrijding drempels. Bij het overschrijden moet de procedure slechts éénmaal per drempel worden toegepast. De alarmbelprocedure is geen periodieke verplichting van de bestuurders.

Aansprakelijkheid. Echter, bestuurders zijn eventueel wel aansprakelijk indien ze een reddeloze vennootschap verder zetten. Het is met andere woorden noodzakelijk dat de raad van bestuur of de zaakvoerder de situatie haarfijn opvolgt.

Verschillende maatregelen. Er mag niet vanuit gegaan worden dat de ontbinding de enige oplossing is bij een “grote” daling van het netto-actief. Er zijn namelijk verschillende herstelmaatregelen die het bestuursorgaan kan voorstellen.

Vooreerst zijn er de maatregelen die de financiële middelen verhogen: een kapitaalverhoging door inbreng van geld, een kapitaalverhoging door inbreng van derden van hun vordering op de vennootschap, door het opvragen van het niet volgestort kapitaal, het aantrekken van nieuwe kredieten of het ten laste nemen van het verlies door bestuurders, zaakvoerders of vennoten.

Als tweede zijn er maatregelen die enkel de financiële structuur verbeteren: de herwaardering van activa, de aanzuivering van het verlies op het kapitaal of op de reserves en de kapitaalinbreng door inbreng in natura.

Boekhouder. Het naleven van de alarmbelprocedure is een verbintenis die rust op het bestuursorgaan en niet op uw boekhouder. Het feit dat een boekhouder werd aangesteld, ontheft de bestuurder(s) niet van de aansprakelijkheid voor de financiële toestand van de onderneming. Uiteraard stelt een proactief boekhouder zijn cliënten bij een overschrijding van een drempel wel meteen op de hoogte.

Tip. Iedereen die als mandataris of bestuurder betrokken is bij het bestaan van een vennootschap heeft er belang bij om toe te zien op de naleving van de regels inzake de alarmbelprocedure.

Documentatie:
http://refibo.be/documentatie/overige/algemeen/de-alarmbelprocedure

Bronnen:
[1] U vindt de bepalingen voor de besloten vennootschap terug in de artikelen 332, 333, voor de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid in de artikelen 431, 432 en voor de naamloze vennootschap in 633 en 634.
[2] Art 181 Wetboek van Vennootschappen betreffende de vrijwillige ontbinding. De algemene vergadering kan enkel geldig tot ontbinding beslissen indien de beslissing wordt voorafgegaan door (i) een verslag van het bestuursorgaan, (ii) een verslag van de commissaris (of een bedrijfsrevisor of externe accountant) en (iii) een recente staat van activa en passiva.